Положения, регламентирующие деятельность ДОО. Книга 1

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица (в том числе руководителя неформального объединения, руководителя методического объединения, совета трудового коллектива) вышестоящему лицу.

Справка – информационно-справочный документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера, не требующий принятия каких-либо решений руководителем, которому справка предоставляется (в отличие от докладной записки).

Таким образом, справка и докладная записка обеспечивают связь объектов управления по вертикали – снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего работника или должностного лица вышестоящему. Справки в зависимости от адресата могут быть:

– внутренними – направляемыми руководителю своего структурного подразделения (формального объединения) или образовательной организации;

– внешними – адресуемыми вышестоящему руководителю (они подписываются только руководителем ДОО, лицом, официально исполняющим обязанности руководителя или уполномоченным им лицом).

Аналитическая справка содержит информацию по вопросам или проблемам, находящимся в процессе решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста.

Текст аналитической справки состоит из трех частей: в первой излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка об итогах прохождения аттестации в 20___ 20__ уч. г.

Справки информационного характера составляются с целью информирования руководства о положении дел (например, справка о ходе выполнения работ по подготовке ДОО к новому учебному году). Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Служебная записка – информационно-справочный документ, представляющий собой форму внутренней деловой переписки между подразделениями или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Это письменное сообщение для использования внутри образовательной организации в отличие от докладных записок обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, которые решались в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом. По своей сути служебная записка является аналогом речевого сообщения, однако имеет ряд преимуществ, определяющих ее чрезвычайную популярность как средства координации действий подразделений внутри ДОО.

Служебная записка сохраняется в письменном виде, и ею могут пользоваться автор и получатель. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дату, персональную ответственность и сроки выполнения работ. Служебная записка удобна для передач и сложной информации, она может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Минимально необходимый набор реквизитов докладной, служебной записки, справки (применительно к образовательной организации):

– наименование ДОО (структурного подразделения (формального объединения, должности));

– наименование вида документа (докладная записка, справка, служебная записка);

– дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица, подготовившего документ.

Служебное письмо – информационно-справочный документ, служащий для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями, а также с физическими лицами, т. е. обеспечивающий связь с внешними объектами, не имеющими иерархической связи с образовательной организацией.

Инициативные письма – это документы, требующие ответа. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Тематика их не ограничена, но среди них можно выделить основные виды.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения и т. п.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроках и качестве предоставления услуг.

Рекламационные содержат требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом); к рекламации должны быть приложены документы (акты, справки и т. д.), подтверждающие обоснованность претензий.

Коммерческие, которые составляются при заключении и выполнении договоров (контрактов). В них могут излагаться просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах контрагентов или, наоборот, предложение своих услуг.