В Севастополе путешественников ждал Императорский поезд чрезвычайной важности литер «А» из пятнадцати вагонов, в которых и разместились с максимальными удобствами как члены Августейшей семьи, так и многочисленная свита. Кроме того, к семье присоединились остальные дети, отдыхавшие в Ливадии: великая княжна Ксения Александровна, великий князь Михаил Александрович и великая княжна Ольга Александровна. По количеству важных особ, сопровождавших императорскую семью, поезд действительно был чрезвычайной важности, в нем находились: военный министр П. С. Ванновский, министр императорского двора граф И. И. Воронцов-Дашков, командующий Императорской Главной квартирой О. Б. Рихтер, Главный начальник охраны П. А. Черевин и министр путей сообщения К. Н. Посьет, Главный инспектор железных дорог К. Г. Шернваль и его помощник барон А. Ф. Таубе. Военных и чиновников рангом поменьше тоже хватало, особенно представительными были группы железнодорожников и охраны. Поезд формировался на Николаевской железной дороге и был оснащен по последнему слову техники: имелись своя электростанция, телеграф, внутренний телефон, почти все вагоны были оснащены автоматическим тормозом Вестингауза. Обслуживание поезда в пути осуществлялось в автономном режиме, для чего в поезде имелась многочисленная группа рабочих службы тяги Николаевской железной дороги, всего из 25 человек. Одних только осмотрщиков было шестеро и к ним одиннадцать человек смазчиков. К обслуживанию поезда местных рабочих не допускали. Руководство группой обслуживания осуществлял опытный инженер-технолог С. С. Калашников.
Не менее солидно выглядела гофмаршальская служба, обеспечивавшая питание высочайших особ и многочисленной свиты, которую возглавлял флигель-адъютант князь В. С. Оболенский. Для этого в составе имелись целых три вагона: вагон-кухня, литер «R»; вагон-буфет, литер «N», и вагон-столовая, литер «L». На кухне поезда трудились под руководством старшего повара Ивана Бернадского три повара 1-го разряда, два повара 2-го разряда и несколько поваренных учеников (по одному на каждого повара). В вагоне-столовой высоких гостей обслуживали трое официантов и пять лакеев 1-го разряда. Монаршую семью сопровождали неизменные: лейб-хирург Т. С. Гирш, художник Зичи и любимая собака императора Камчатка. Поезд чрезвычайной важности был, таким образом, неким эксклюзивным срезом всего русского общества по линии власти и влияния — от самой вершины до основания. Как-то так случилось, но в поезде не оказалось ни одного представителя духовенства. В остальном поезд чрезвычайной важности был абсолютно автономен. Комендантом поезда являлся начальник Дворцовой полиции полковник Е. Н. Ширинкин, правая рука Главного начальника охраны императора генерала П. А. Черевина.
Поезд ушел из Севастополя с опозданием в ночь на 16 октября и с некоторыми задержками в пути близ Бахчисарая, у станций «Альма» и «Синельниково» благополучно прибыл утром 17 октября на станцию «Лозовая». Опоздание по расписанию составило в «Лозовой» час с минутами. На пути от «Лозовой» до Харькова предстояла смена паровозов на станции «Тарановка» — поезд вели «двойной тягой» два паровоза. В «Тарановке» впереди поезда поставили товарный паровоз «Зигля» № 164; вторым паровозом за ним прицепили товарно-пассажирский паровоз № 4, «Струве». Нет нужды объяснять, что к обслуживанию царского поезда привлекалась лучшая железнодорожная техника, имевшаяся в распоряжении Курско-Харьково-Азовской железной дороги (К.Х.А. ж.д.), и весь путь прохождения царского поезда тщательно проверялся.
В полдень 17 октября, сменив паровозы, поезд двинулся в сторону Харькова со станции «Тарановка». Августейшая семья и несколько приглашенных особ разместились в вагоне-столовой, где был накрыт завтрак. Через четверть часа спокойного и плавного движения, когда официанты начали подавать гурьевскую кашу, эта расслабляющая обстановка была прервана страшным треском, и все смешалось и посыпалось: люди, мебель, посуда… Произошло крушение чрезвычайного поезда, занявшее чрезвычайно мало времени — всего какие-нибудь секунды.
В записке, составленной по горячим следам катастрофы, происшествие получило официальное описание, которое в дальнейшем стало каноническим: