PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Сопоставив планируемое мероприятие с законодательством, можно приниматься непосредственно за составление плана.

Для планирования презентации существуют различные методы:

• составление плана с разбивкой на части и указанием краткого содержания этих частей;

• составление общего плана без уточнения содержания каждой части (например, доклад, раздаточные материалы, фуршет);

• описание краткого содержания каждой части на отдельной карточке с последующим манипулированием этими карточками для определения наибольшей эффективности последовательности.

Можно выбрать один из этих методов, составить комбинацию из них или изобрести свой собственный – выбор варианта определяется удобством пользователя, то есть того, кто составляет план. Когда же план составлен, то ясно виден объем работ, который предстоит, и в большинстве случаев из плана следуют методы решения поставленных задач. К примеру, если в плане указана рекламная поддержка СМИ, то ясно, что нужно выбрать соответствующие издания, пригласить на презентацию журналистов, заказать рекламные статьи в выбранных изданиях, обратиться к спонсорам за бонусной поддержкой (если это необходимо) и т. д.

Еще одна рекомендация для составления плана – всегда следует учитывать, что практически любая презентация направлена на утверждение какой-либо идеи. Иначе говоря, если целью презентации является увеличение продаж пылесосов определенной марки, то основной задачей такой презентации будет утверждение для потенциальных потребителей идеи о том, что данная марка пылесосов является предпочтительнее остальных. Таким образом, составляя план презентации, следует учитывать то, что презентация является искусством построения доказательств необходимой идеи, а не рекламой в чистом виде, хотя и использует рекламные средства.

Этап пятый. Выбор средств представления для презентации

Сложные системы приводят к неожиданным последствиям.

Обобщенный принцип неопределенности[7]

Средства представления – это то, с помощью чего предлагается презентуемый товар (продукт, услуга, идея), то есть это оборудование, материалы, наглядные пособия, используемые при презентации. Казалось бы, все просто, ведь с техникой сейчас умеют обращаться даже малые дети. Но, оказывается, считая компьютер частью повседневной жизни в той же степени, в какой наши предки привыкли к обыденности печей, можно споткнуться о самую обычную доску для мела и маркеров. Есть и еще один нюанс: в последнее время появилась тенденция к усложнению оборудования и наглядных пособий, используемых для презентации, причем без всякой необходимости, а исключительно из желания некоторых презентаторов продемонстрировать размах своей компании. Мне как-то довелось присутствовать на одной презентации, организованной в стиле шоу. Центральной частью этого шоу была пьеса в стиле фэнтези с множеством сказочных атрибутов: там были колдуны, драконы, летающие феи, рыцари с мечами и т. д. Звучит подобное красиво, еще лучше эта идея смотрится на бумаге, но вот в реальной жизни очень многое теряется. Не в каждом кинофильме удается избавиться от «кукольности» сказочных персонажей, что уж говорить о театральном действии. В результате презентация, задуманная как демонстрация возможностей компании, привела к прямо противоположному эффекту: зрители вместо восхищения испытывали скуку, как взрослые люди, по ошибке попавшие в кукольный театр с плохой пьесой и неудачно исполненными «ролями». Но техника, оборудование, задействованные для «фэнтезийной» презентации, были выше всяких похвал. К сожалению, они не принесли ожидаемого результата. В данном случае гораздо больший эффект был бы от обычного доклада с демонстрацией слайдов, не сопровождающегося полетами драконов или взмахами рыцарского меча.

Планируя использование какого-либо оборудования в процессе презентации, лучше всего следовать принципу бритвы Оккама: «Не умножай сущностей без нужды». Иначе говоря, если возможно использовать доску для мела и маркеров, то не стоит использовать компьютер; если имеется компьютер и приложение PowerPoint, то можно обойтись без оверхед-проектора. Кроме того, следует учитывать, что сложное оборудование имеет обыкновение выходить из строя в самый неподходящий момент, поэтому, прежде чем использовать хоть что-либо, кроме листа бумаги и собственного голоса, презентатор должен убедиться, что все работает, и точно знать, как оно работает и как с этим оборудованием обращаться.

Рассмотрим некоторые виды оборудования и вспомогательных материалов, обычно используемые при презентациях.

Доски для мела и маркеров, флипчарты