PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере

Данная книга посвящена искусству презентации, то есть искусству построения доказательств наивысшего качества товара (услуги, продукта, идеи). Первая часть книги – это обучение основным принципам создания презентации на примере презентации-доклада. Такая презентация является наиболее общей формой и может включать в себя остальные виды презентации. Научившись создавать презентацию-доклад, вы сможете создать и презентацию-письмо, и презентацию-выставку, и компьютерную презентацию. Если же вы уже все это знаете и умеете, то можете начинать чтение сразу со второй части – с инструкции по использованию PowerPoint 2007.

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по следующему адресу электронной почты: dgurski@minsk.piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательстванайдете подробную информацию о наших книгах.

Часть 1 Искусство презентации

Глава 1 Алгоритм создания презентации

То, что ищешь, найдешь, только обыскав все.

Закон Буба[2]

Прежде чем приниматься за создание презентации, нужно определить, что именно требуется создать, какова будет последовательность действий, а также составить план. Многие считают, что поскольку создание презентации – процесс больше творческий, чем технический (что соответствует истине), то он не требует такого тщательного планирования, как, к примеру, возведение архитектурного сооружения. Подобное мнение неверно. Ведь художник, создавая картину, не начинает с того, что взмахивает кистью над холстом, – сначала должен родиться замысел картины, да и холст тоже требуется выбрать со всей возможной тщательностью. В противном случае вместо портрета может получиться детская картинка: «ручки, ножки, огуречик» (и это в лучшем случае). По этой причине, начиная по порядку, мы сначала определим алгоритм действий, требующихся для создания презентации, а уж потом рассмотрим каждый пункт отдельно.

Создание презентации включает в себя следующие этапы:

• определение целей и задач презентации;

• определение целевого и количественного состава аудитории;

• определение времени, которое займет презентация;

• определение срока презентации;

• составление плана презентации;

• выбор средств представления для презентации;

• выбор помощников;

• составление сметы презентации;

• составление доклада для презентации;

• подготовка интерактивных упражнений;

• подготовка к вопросам аудитории;

• выбор помещения для презентации;

• оформление помещения для презентации;

• подготовка памятных подарков и сувениров;

• подготовка раздаточных материалов;

• подготовка фуршета;

• репетиция презентации;

• презентация;

• определение эффективности презентации.

Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете, не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды презентации освоятся вами гораздо легче – они фактически являются частными случаями презентации-доклада.

Если презентация оформлена не в виде доклада, а распространяется либо в компьютерной, либо в печатной форме, либо по телефону, то следует учитывать ограничения действующего законодательства (см. приложение 1).

Если речь идет о телевизионной презентации, то для такой формы также существуют некоторые ограничения, налагаемые законодательством. Правда, эти ограничения относятся в первую очередь к прерыванию теле– и радиопрограмм рекламными вставками. Если же презентация выделена в отдельную программу, то о прерывании уже речь не ведется. Однако закон все же следует знать, что поможет не ошибиться и не нарушить его непроизвольно и случайно, поскольку, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности (см. приложение 1).

Аналогичные ограничения имеются для радиопередач (см. приложение 1).

Ответственность за исполнение и нарушение законодательства несет не только рекламопроизводитель или рекламораспространитель, но и рекламодатель (то есть заказчик программы) (см. приложение 1).

Этап первый. Определение целей и задач презентации

Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.

Закон Муира[3]

Правильное определение целей и задач презентации – основа успеха. Если же цели и задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.

С помощью презентации можно:

• донести что-либо до аудитории;

• убедить в чем-либо аудиторию;