Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Хронофаг «Спешка»

Известно, что она – согласно поговорке – хороша лишь при ловле блох. Но неорганизованный руководитель, не располагая реестром дел, а также не владея планированием, испытывает страх не успеть выполнить необходимое. Правда, страх интуитивный, так как перечня этого самого «необходимого» тоже нет, однако поэтому он становится только сильнее. Стремясь избежать проблем, человек начинает стараться все делать быстрее в надежде, что это позволит ему если не исключить опоздания, то уменьшить их количество. Ускорение выполнения работы приводит к снижению ее качества.

Пример 1. Руководитель, делегируя поручение, интуитивно стремится как можно быстрее завершить разговор с подчиненным. Человек это чувствует и тоже не рвется задавать вопросы даже в непонятных ему местах, предпочитая ритмично кивать. Возникает иллюзия согласия. В конце руководитель задает два риторических вопроса: «Все ли понятно?» и «Есть ли вопросы?» На что обычно получает ответ «да» в первом случае и «нет» – во втором. Потому что самой интонацией вопросов он показывает, что именно такие ответы его устроят более всего. В итоге недостаточно разобранное и потому неверно понятое поручение выполнено неправильно, или же к нему вообще не приступают.

Снижение качества решений и действий приводит к появлению дополнительных проблем, которые руководитель воспринимает не как следствие спешки, а как отдельные проблемы, связанные со сложностью бизнеса.

Пример 2. Второпях составленное коммерческое предложение вызывает срыв переговоров и необходимость поиска новых контр-агентов.

Рекомендации

Используйте принцип «Опаздываешь? Тормози!» Если вы чувствуете желание ускориться, то выделите в ближайшем по времени «окне координации» 30 минут для анализа ситуации. Желание может быть связано с интуитивным предчувствием недостаточности времени в сопоставлении с объемом работы. Оно может быть и верным: интуиция иногда подсказывает то, что еще не осмыслено логическими участками мозга. Но, возможно, участки мозга, отвечающие за безопасность, подстегивают вас просто так, на всякий случай. Выбрав время для сопоставления дел и выделенного на них времени, вы объективно оцените ситуацию и примете верное решение. К примеру, убедившись в том, что вы вышли из графика, можно переоценить приоритеты, выбрать наиболее значимые задачи, а о сроках и/или необходимости выполнения прочих дел договориться заново. От того же, что в спешке вы начнете делать все подряд за счет качества, лучше точно не станет.

Хронофаг «Коридорное диспетчирование»

Руководитель, не работая со своим расписанием так, как мы изучали в предыдущей главе, становится объектом атаки со стороны сотрудников и коллег сразу, как только появляется в поле зрения. Решение на ходу вопросов делегирования, контроля, координации, обмена информацией кажется уместным, так как – по идее – позволяет не выделять специально на это времени. Но так как все происходит на ходу, то руководитель не успевает ни во что толком вникнуть, а это ведет к возникновению уже новых проблем.