Практический PR

• ноутбук со встроенной картой wi-fi. Сейчас во многих кафе, ресторанах, гостиницах, торговых центрах и даже просто на улицах города есть точки wi-fi-доступа, которые за умеренную плату или даже бесплатно позволяют подсоединиться к Интернету. Если в вашем городе ситуация пока обстоит иначе, то поверьте: она очень скоро изменится. В крайнем случае вы всегда можете воспользоваться своим мобильным телефоном, чтобы подключиться к Интернету. Таким образом, у вас всегда будет под рукой подключенный к Всемирной паутине компьютер;

• портативная веб-камера. Пока операторы не перешли на коммерческую эксплуатацию сотовой связи третьего поколения, этот аксессуар будет полезен для видеоконференции со своими коллегами с помощью ноутбука и высокоскоростного доступа в Интернет;

• Microsoft Outlook или Lotus Notes. В какой программе работать – вопрос вашего личного выбора или же требования корпоративного ИТ-стандарта вашей компании. MS Outlook наиболее распространена на территории СНГ. Это не значит, что она лучше, просто так сложилось. Независимо от вашего выбора и в той и в другой программе есть ряд полезных функций, удобных для организации работы. Рекомендую вам их освоить. Обращу ваше внимание лишь на адресную книгу. Чтобы все необходимые контакты были всегда под рукой, заносите данные с визиток в программу. Дополняйте свою картотеку другими подробностями. Адресная книга позволяет хранить не только несколько контактных телефонов, адресов и т. п., но и дни рождения, другие важные даты, фотографии и пр. Очень удобно, так как по ходу работы у PR-менеджера всегда накапливается много контактов. Время, потраченное на заполнение, стоит того, так как это будет не только хорошая картотека, но и удобное приспособление для напоминаний и организации встреч, рассылок, поздравлений и т. п.;

• программные приложения ACDSee, Adobe Reader и Microsoft Project. Я уже не упоминаю стандартный набор Microsoft Office, включающий Word, Excel и PowerPoint. Все вышеперечисленные программы фактически составляют необходимый минимум вашей компьютерной грамотности. Они несложны в освоении, за исключением MS Project. Это приложение требует определенных усилий, зато его применение поднимет на новый уровень качество планирования и реализации ваших проектов;

• удаленный доступ к почтовому и корпоративному серверам. Не исключено, что для получения такой возможности вам потребуется помощь ИТ-специалиста вашей компании. Он сможет настроить безопасный доступ к электронной почте и файловым ресурсам компании, которыми вы пользуетесь при работе в офисе.

При наличии такого технического оснащения вы можете полноценно работать вне офиса компании, например в кафе. Назначив несколько встреч с журналистами и/или с партнерами в течение дня в одном месте, вы можете таким образом сэкономить время на многократном передвижении по городу и успеть сделать больше.

Ваше техническое оснащение (или его отсутствие) может стать одним из важных факторов результативности вашей работы – эффективности вашего PR!

Документы в вашем компьютере

Прежде чем сохранить файл, вам следует запомнить место, куда вы его записываете. В общем, в этом нет ничего сложного. Проблема возникает тогда, когда файлов становится много, очень много. А поскольку вся профессиональная жизнь PR-менеджера связана с написанием текстов, то обилие электронных документов вам гарантировано.

Наступает момент, когда уже просто необходимо навести порядок на диске вашего компьютера, чтобы поиск нужного файла не превращался в затяжное расследование. Это вдвойне актуально, когда вы работаете вместе с коллегами. Каждый ведет свой архив, и тогда в отсутствие одного из вас практически невозможно быстро найти нужный вам файл.

Так что такой мелкий на первый взгляд вопрос может серьезно повлиять на оперативность работы с файлами и вашу производительность в целом. Поэтому я предлагаю вам свою систему организации файлового архива.

Рис. 22

Хитростей не так уж много. Весь архив файлов структурируется по видам деятельности и типам документов в хронологическом порядке. Поскольку Explorer в Windows расставляет папки и файлы в алфавитном порядке, то для соблюдения нужного вам порядка (например, последовательности месяцев) ставьте в начале названия порядковый номер или дату мероприятия или выпуска пресс-релиза. В таком случае вам удастся соблюсти правильную хронологию документов, что также упростит их поиск.

Грабли, или Самые популярные ошибки PR-менеджера

Каждый специалист совершает множество ошибок. Большинство из них носят индивидуальный характер, но есть ряд общих, которые основаны на профессиональных стереотипах. Вот об этих «граблях» и пойдет речь в данной главе.

У вас есть связи?