Правила Рамсфелда

Конечно, не все встречи затрагивают интересы стран, но есть определенные общие уроки, которые могут быть применимы к любому собранию с участием двух и более человек, цель которых состоит в принятии решения или информировании об этом. Почти как у всех, у меня тоже имеется собственный подход к вопросу о встречах – сформированный, безусловно, с учетом примеров и опыта других. Когда я собираю народ вместе на какую-то встречу, я имею в виду несколько простых правил.

Первое требование к проведению встречи: нужна ли такая встреча вообще?

Любая бюрократическая структура, особенно правительственная, по умолчанию тяготеет к подмене принятия решения дискуссиями. Факт созыва встречи по какой-то проблеме в некоторых случаях может просто подменить реальную деятельность. Как правило, народ выходит с таких встреч неудовлетворенным по поводу происшедшего.

Если вы как руководитель учреждения собираете собрание, постарайтесь найти общую тему для обмена информацией или какой-либо повод для проведения учебы в рамках группового занятия. У вас должна быть какая-то цель. Полезно раздать заблаговременно повестку дня собрания. Начните дискуссию, напомнив участникам повестку дня и отмечая галочкой пункты, которые вы хотите осветить за отведенное по регламенту время.

Если собрание предстоит чисто информативное, без основательной проработки, эта информация может быть, вероятнее всего, просто передана в виде памятки или по электронной почте. Одной из причин того, что президент Никсон предпочитал, чтобы важные предложения составлялись в письменном виде, было стремление обеспечить дело так, чтобы итоги встречи не определялись теми, у кого голос намного громче.

Не зацикливайтесь на своем графике. Собрания не становятся неизбежностью, даже если они включены в планы работы каждого. Например, когда я был председателем правления фармацевтической компании «Серл Фарма», одной из 500 крупнейших компаний страны, однажды было созвано собрание по теме, по которой материал я получил только за несколько минут до мероприятия. Я, конечно, мог бы присутствовать и послушать, что говорят о чем-то, о чем я имею мало представления. Но зачем нужно это делать? Я перенес встречу на более поздний срок, чтобы у других участников и у меня было время подготовиться.

Когда вы решаете провести встречу, важно избегать бесцельной болтовни на заседании. Для этого есть возможность проведения с пользой собраний, на которых никто не сидит. У меня есть что-то типа конторки, которую я использую на протяжении почти всего рабочего дня. Я впервые столкнулся с такими вертикально расположенными столами, когда увидел, что ими пользовались морские офицеры во времена моей действительной службы. Когда я впервые приступил к работе на руководящем посту в правительстве в 1969 году, я пользовался такой конторкой и работал стоя. Я использую ее до сих пор. Помимо пользы для здоровья, о чем усиленно стали говорить в последнее время, работа стоя становится стимулом для тех, кто пришел на обсуждение вопроса для того, чтобы высказать свою точку зрения и не тянуть резину. Мне бы хотелось, чтобы народ чувствовал себя удобно в моем кабинете – но не слишком уютно.

Если вы хотите кого-то видеть на посадке, включите этих людей в список на вылет.

Обращайте внимание на список приглашенных и, ради всего святого, избегайте созыва очень больших собраний, чтобы не создавалось ощущения, что вам надо было арендовать большую аудиторию для этих целей. Во время моего последнего срока в качестве министра обороны я заметил, что было в порядке вещей заходить на совещания в оперативный центр Белого дома, в котором находилось более десятка человек. По крайней мере некоторым из этих людей там делать было нечего. В предыдущих администрациях было достаточно одного секретаря-стенографиста. Кто знает точно, сколько наносящей большой ущерб утечки могло бы произойти на конфиденциальных заседаниях на высшем уровне, как их представляют создатели таких сцен в Голливуде?

Работа стоя становится стимулом для тех, кто пришел на обсуждение вопроса для того, чтобы высказаться и не тянуть резину.