Принципы. Жизнь и работа

На протяжении многих лет я просил каждого своего непосредственного подчиненного ежедневно выделять 10–15 минут на краткий обзор в форме электронного письма, что он сделал за день, какие вопросы его беспокоят и что он по этому поводу думает. Читая эти отчеты и сравнивая их (иными словами, оценивая, как люди видят то, чем занимаются), я могу судить, насколько эффективно они работают вместе, какой у них настрой, за какие ниточки мне нужно потянуть. Несколько лет назад я разработал специальное приложение, которое объединяет все эти отчеты, благодаря чему их стало гораздо проще отслеживать, фиксировать показатели и давать обратную связь, чем работать с несколькими десятками разрозненных цепочек электронных писем. Теперь пользователи могут с легкостью ежедневно предоставлять полезные данные, например о своем рабочем настрое, степени загрузки, проблемах, о которых они хотят поставить в известность руководство. Этот простой инструмент оказывает мне и моим подчиненным неоценимую помощь, позволяя оставаться друг с другом на одной волне. На уровне компании это приложение также позволяет держать руку на пульсе и отслеживать повседневную деятельность (настрой команды, рабочую нагрузку, отдельные проблемы, кто и чем занимается и так далее).

Contract Tool

Как часто ваши рабочие встречи заканчивались тем, что все говорили, что нам нужно сделать это и это, и потом не происходило ровным счетом ничего, потому что, как только дверь закрывалась, все забывали, о чем договорились? Чтобы люди реально что-то делали, их обязательства должны быть четко проговорены, а сами они обязаны понимать, что взяли на себя ответственность по их исполнению. Простое приложение Contract Tool («Соглашение») позволяет сотрудникам устанавливать обязательства и отслеживать их исполнение. Это помогает обеим сторонам держать ситуацию под контролем.

Process Flow Diagram

Аналогично тому, как инженер пользуется картой производственного процесса, чтобы понимать логику того, что он разрабатывает, руководителю не обойтись без «Схемы рабочего процесса» (Process Flow Diagram), которая помогает ему представлять организацию как механизм. Эта схема может ссылаться на организационную структуру, отражающую, кто кому подчиняется, или организационная структура может дополнять схему рабочего процесса. В идеале «Схема рабочего процесса» должна быть сделана так, чтобы руководитель мог видеть всю картину целиком и при необходимости получить более детальное представление о каждом из уровней (например, рассматривая положение любого сотрудника в схеме, руководитель имеет возможность взглянуть на его «бейсбольную карточку» и получить другую информацию о нем).

В Bridgewater разработаны карты процессов для каждого департамента. Они показывают все должности и функциональные обязанности для каждой из позиций и то, как движется рабочий процесс.

Руководство по процедурам и правилам

Это сборник инструкций по утвержденным процедурам и правилам, которым сотрудники могут воспользоваться как руководством. Документ постоянно обновляется и отражает, чему учится компания.

Показатели

Есть хороший афоризм: «Невозможно управлять тем, что невозможно измерить». Благодаря измерениям работы вашего механизма вы можете упростить управление им, особенно если применить алгоритмы, которые сделают значительную часть анализа и работы за вас.

Чтобы измерения были качественными, нужно сначала подумать, какая информация вам требуется для ответа на злободневные вопросы, а затем решить, как ее получить. Нельзя просто собрать любую информацию и смотреть, о чем она расскажет. В Bridgewater приняты четыре шага для создания эффективных показателей. 1. Знайте, какие бизнес-цели вы преследуете. 2. Поймите, как вы это делаете (каков механизм и его составляющие: люди и план действий). 3. Определите ключевые этапы проекта, провести измерения в которых важнее всего, чтобы вы знали, как работает механизм в процессе достижения цели. 4. Изучите, как создать рычаги, привязанные к этим ключевым показателям, которые позволят скорректировать процесс и изменить результаты. Для этого мы рекомендуем сотрудникам создавать показатели в сочетании с картами рабочего процесса и руководствами по утвержденным процедурам.

Эффективность измерений определяется тем, способны ли они продемонстрировать, что идет хорошо или не очень и кто действует результативно, а кто нет, вплоть до имен конкретных сотрудников. Мы стремимся, чтобы наши показатели отражали все: от самых важных проблем, которыми занимается СЕО, до задач департаментов и отдельных команд и сотрудников, несущих ответственность на местах.

Список литературы

Aamodt, Sandra, and Sam Wang. Welcome to Your Brain: Why You Lose Your Car Keys but Never Forget How to Drive and Other Puzzles of Everyday Life. New York: Bloomsbury Publishing, 2009.