Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Если у вас скопилось много старых писем, начните с создания «Списка смерти». В эту папку можно смело переносить все письма, которые уже настолько устарели, что не требуют никаких действий. Такой подход довольно оригинален и, возможно, слишком безжалостен, но не волнуйтесь. Все письма все еще хранятся в папке, и вы можете к ним вернуться и прочитать их позже. Впрочем, со временем вы свыкнетесь с мыслью о том, что вам есть на что направить свое внимание и кроме старых электронных писем, которые не изменили мир полгода назад.

Мы с вами подошли к этапу сортировки писем. Для начала отсортируйте письма по отправителю. Порядок писем изменится, и вы получите возможность «отбраковывать» людей.

✓ Разборка писем по отправителю.

✓ Просматривайте письма по алфавиту, сосредоточиваясь только на «быстрых результатах», пока не почувствуете, что ваша сосредоточенность ослабевает.

✓ Далее переходите к разборке писем по теме. Проделайте все то же самое.

✓ Затем перейдите к разборке по дате, вернитесь к теме, а потом к отправителю.

Будьте энергичны и безжалостны.

Почувствовав, что вам трудно принять решение об одинаковом действии с группой из двух или более писем, можете остановиться. Разборка почты завершена. Настало время переходить к обработке писем одно за другим.

ЭТАП ТРЕТИЙ: ОБРАБОТКА ПИСЕМ ОДНО ЗА ДРУГИМ

Обработка писем одно за другим – этап более осознанный и трудоемкий, чем разборка почты. Отвечайте на все вопросы и используйте их как возможность проявить безжалостность, решительность и сосредоточенность на потенциальном результате (или отсутствии такового) каждого из писем.

В начале обработки вы поймете, что у вас имеется:

✓ Папка с небольшим количеством писем, по которым, как вам точно известно, нужно предпринять определенные действия.

✓ Папка с парой отчетов для распечатки и прочтения.

✓ Папка с письмами, связанными с действиями других людей. Эти письма требуют постоянного отслеживания.

Не стирайте границы

Вопросы диаграммы обработки электронной почты составлены таким образом, чтобы границы не размывались. Очень важно, чтобы папка @Action оставалась священным местом, куда не попадало бы ничего такого, чему в ней не место. Вот чего вы должны избегать любой ценой:

✓ Отправка писем в папку @Read, потому что вы не приняли решения о действиях – в первую очередь нужно определить, требуются ли какие-либо действия. В папку @Read отправляются только те письма, что не требуют никаких действий.

✓ Появление в папке @Action писем, требующих действий не более двух минут, – это верный путь к перегрузке важной папки тем, что вы не сделали из-за прокрастинации или обычной лени. То, что можно сделать быстро, нужно делать сразу же!

✓ Заполнение папки @Waiting письмами, по которым вы не можете принять решения. В этой папке должны находиться только те письма, по которым вы решение приняли и теперь ожидаете действий от кого-то еще.

ЭТАП ЧЕТВЕРТЫЙ: ЗАВЕРШЕНИЕ

Сбылось! Вы смотрите на чистый экран, на котором только что был огромный список писем, справиться с которыми не было никакой возможности.

Существует два типа завершения: очистка папки «Входящие» и полная очистка электронной почты. Я стараюсь очищать папку «Входящие» каждый раз, когда закрываю Outlook. Я делаю это хотя бы один, а то и несколько раз в день, в зависимости от того, чем занимаюсь. Закрывая Outlook, я испытываю ощущение полной ясности: я знаю, что принял правильные решения относительно значимого и потенциального влияния каждого полученного письма. Это не означает, что работа закончена. Но я точно знаю, что не оставил незамеченными никаких мин замедленного действия и золотых приисков. Ничто не ускользнуло от моего внимания, и никакого удара в спину не будет. Все под контролем.

В середине рабочего дня или сложной недели очистка папки «Входящие» позволит вам ощутить глубокое удовлетворение от завершенной работы. Кроме того, вам не нужно будет тревожиться, постоянно проверять почту и испытывать неприятное ощущение будто ситуация выходит из-под контроля.

Полная очистка – то есть когда пустыми окажутся и папка «Входящие», и папка @Action, и когда уделено внимание папкам @Read и @ Waiting – у меня происходит раз в неделю. Впрочем, так бывает не всегда. Не стоит превращать этот процесс в манию (на некоторые дела требуется больше времени, и не стоит стремиться завершить все только потому, что у вас настает день Х, когда папки должны быть очищены). Но даже если этого и не происходит, я близок к этому. Это переводит ощущение завершения на еще более высокий и глубокий уровень.

Только представьте себе: больше нечего делать. НЕЧЕГО!

Хочу вас порадовать: когда вы очистите папку «Входящие», то электронная почта будет требовать меньше времени и внимания, чем раньше, когда вас ожидала груда из 2000 потенциальных сюрпризов. Уж поверьте, я через это прошел. И я не собираюсь возвращаться к прежней практике – ни за какие коврижки!

ВЫКЛЮЧАЙТЕ ПОЧТУ