Продвижение себя

Перерабатывать не надо. Это контрпродуктивно, может стать причиной стресса и негативно сказаться на эффективности использования времени (над чем вы так упорно работали). Как бы хорошо вы ни были организованы, в сутках всего 24 часа, часть из которых придется выделить на собственные нужды. Обязательно выделяйте минут десять на чашку чая или прогулку в парке, проведите час в спортивном зале. Попытайтесь установить баланс между работой и личными делами.

7. Выделите время на обдумывание

Время на качественное, без помех обдумывание рабочих вопросов (например, при разработке планов или практической стратегии) имеет большое значение. Если вы работаете в открытом, без перегородок, офисе, следует поставить на свой стол флажок, который будет сигнализировать, заняты вы или нет.

Как менеджеру вам не следует:

• при наличии неотложных дел тратить время на маловажные вопросы;

• откладывать решение назревающих проблем;

• забывать о выделении времени на личное развитие;

• пренебрегать интересами семьи, общественной деятельностью или забывать об отдыхе.

Управляйте информацией, избегайте перегрузки

В данном контексте «информация» рассматривается как устная, письменная, официальная и неформальная коммуникация в самом широком смысле. Эффективно справляться с валом информации помогают разнообразные навыки, включая организацию и передачу информации.

Широкополосный доступ в Интернет невероятно увеличил возможности получения данных, еще больше усложнив при этом выбор качественной и ценной информации. Менеджерам следует ограничивать количество сведений, к которым они имеют доступ на своем уровне, установив баланс между внешней, общей, публичной (например, новости бизнеса, экономики и политики) и специализированной, частной информацией утилитарного значения из внутренних источников. Слишком большой объем информации порождает чувство тревоги и неуверенности, а ее дефицит может привести к неэффективному принятию решений, управлению на основе предположений и неприятным последствиям для бизнеса.

Только строгий, информированный и последовательный подход к отбору и оценке информации позволяет контролировать ее поток. В предлагаемом ниже чек-листе рассматривается структурный подход к контролированию все возрастающего потока информации. Этот перечень предназначен для тех, кто имеет дело и должен справляться с большой информационной нагрузкой.

Чек-лист

1. Узнайте себя

Люди по-разному справляются с тем или иным количеством информации. Очень важно оценить тот объем данных, который именно вы можете освоить в любое время и без особого напряжения. Определите, какими способами вы пользуетесь для сохранения различных сведений. Вы делаете записи или просто запоминаете? Способны вы ли в уме соединять разные блоки информации или нуждаетесь в помощи более формальных систем, например указателя для поиска соответствующих сведений? Имейте в виду, что информация может поступать по запросу (при поиске) или случайно (в разговоре с коллегой) и что оба этих способа важны и необходимы.

2. Управляйте своим временем

Если вы постоянно перегружены поступающей информацией, регулярно выделяйте время на ее анализ. Придерживайтесь установленного графика.

Оцените:

• сколько времени есть в вашем распоряжении;

• насколько гибко вы можете его использовать;

• сколько времени может быть потрачено на обработку информации;

• как вы работаете отрывает ли вас от работы каждый раз поступление электронных сообщений.

3. Сконцентрируйтесь на целях

Сосредоточьтесь на текущих задачах, иначе просто утонете в море информации, которую вы накапливаете и храните «на всякий случай». В информационной политике очень важно определить цели и приоритеты: рассортируйте информацию на категории «нужно иметь», «желательно иметь» и «иметь не обязательно». Сконцентрируйтесь на том, что надо знать, а не на том, чего хотелось бы. При нехватке времени количество информации следует сократить; впоследствии можно будет его увеличить.

Информация, которую «надо иметь», должна:

• соответствовать намеченным целям;

• быть ориентирована на задачи;

• иметь отношение к потребностям;

• соответствовать конкретной поставленной задаче;

• обеспечивать знания и понимание в целях успешного продвижения дел.

Информация, которую «желательно иметь», должна:

• оказаться полезной хотя бы в течение одного дня;

• быть интересной, пусть и не имея непосредственного отношения к делу.

Информация, которую «иметь не обязательно»:

• без труда найдется по запросу;

• не нанесет никакого вреда в случае утери.

4. Выберите способы доступа к информации и ее распространения