Профессия – помощник руководителя. Приемы «высшего пилотажа»

Руководителю комфортно, если вам комфортно. Если вам некомфортно – действуйте.

Второй принцип

Находитесь в режиме онлайн 24 часа в сутки. Конечно, все 24 часа работать не требуется, но очень важно, чтобы вы были морально к этому готовы. В крайнем случае представьте, что вы живете дома у своего руководителя и постоянно ухаживаете за ним. Только не переусердствуйте в фантазиях!

У вас всегда должен быть включен мобильный телефон. На случай, если вы не сможете взять трубку, должна стоять переадресация на ваш автоответчик или офис и на автоответчике должны быть записаны номера телефонов, куда можно перезвонить, или адрес электронной почты. Меня это однажды спасло. Во время церемонии награждения Премией Муз-ТВ в спорткомплексе «Олимпийский», где было тысяч двадцать народу, я потерял свой мобильник. Он, видимо, вылетел из кармана пиджака в тот момент, когда я выходил из подъезда, чтобы встретить Ирину, и мне пришлось перепрыгнуть через какую-то конструкцию. До ее приезда оставалась одна минута, а телефона нет, водитель дозвониться не может, но главное – не может дозвониться редактор по VIP-гостям, курирующая выход Ирины на сцену. А выход через пять минут. Прямой эфир. Редактор догадалась набрать резервный номер, который был записан на автоответчике, и дозвонилась до моей супруги, которая, моментально осознав все возможные последствия, с перепугу скинула SMS с нужной информацией прямо на мобильный Ирины. Через пару минут Ирина была на сцене.

У вас дома должен быть полный офис: компьютер, Интернет, электронная почта (рабочая, корпоративная – хотя бы в удаленном доступе!), факс, принтер, ксерокс, сканер (удобнее и дешевле три в одном), все актуальные и неактуальные контакты, график. Это главное, что позволяет реализовывать принцип «включенности» круглые сутки. Тогда вы сможете по мере необходимости работать, находясь дома, в комфортных условиях и таким образом немного разгружать свой рабочий день. Тем более что сейчас все нужные функции умещаются в маленьком ноутбуке с мобильным Интернетом, который, как известно, можно использовать даже в пробках. Что касается контактов – всю базу телефонов ваш руководитель носить с собой не будет, но связь с кем-то может потребоваться в любой момент. Часто за этим к вам как к помощнику и обращаются в так называемое нерабочее время. Мне рассказывали, как один известный бизнесмен позвонил помощнику в четыре часа утра и попросил сделать что угодно, но разогнать собак, лающих перед его домом. На такой случай рекомендую заранее изучить все, что касается обеспечения личного пространства вашего руководителя, – от домашнего индекса до телефонов коммунальных служб. Просчитайте варианты: как вы доберетесь до руководителя в случае срочного вызова или кто из находящихся в более близком и доступном месте сможет прийти вам на помощь.

Этот принцип не означает, что вы должны работать без сна и отдыха. Не превращайтесь в тупую машину: у вас есть личная жизнь и нужно добиться гармонии между нею и работой, даже если последняя не особенно к этому располагает.

Итак:

1. Мобильный телефон всегда включен.

2. Установлена переадресация звонков.

3. Дома создан полноценный офис.

4. Вы быстро реагируете на электронную почту – и личную, и корпоративную.

5. У вас всегда при себе база контактов либо обеспечен быстрый доступ к ней.

Третий принцип

Я называю его «Все включено». Как правило, при приеме на работу с вами оговаривают, что рабочий день будет ненормированным и что вы можете быть задействованы и ночью, и в выходные. Например, начальник вдруг вызывает вас на бизнес-переговоры – и пропали ваши билеты в театр, купленные месяц назад. Лично я дважды попадал в ситуацию, когда нужно было улетать на работу в Москву прямо со свадьбы друга, будучи при этом его свидетелем. Везло только в одном: уезжать приходилось не прямо из ЗАГСа, а на второй день после регистрации брака.

Но самое запоминающееся – это когда под угрозой празднование Нового года. У меня такой случай был, когда в конце 1999 года Б. Н. Ельцин подал в отставку с поста президента России. В восемь вечера политики еще вовсю делали заявления, я готовил предложения к заявлению Ирины, а потом рассылал его по информагентствам, которым также было не до встречи Нового года. Едва успел доехать: на улицах и в метро уже никого не было, все сидели по домам.