Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей

Обязательно составляйте бюджеты – записывайте количество денег, которое выделяете на то или иное направление. И введите для сотрудников правило: если требуется создать дополнительную статью расходов, ее необходимо обсудить лично с вами, предоставить четкое письменное обоснование и получить согласие.

Чаще отказывайте – не соглашайтесь после первой же просьбы купить новый шкаф или компьютер. Если это действительно необходимо, сотрудник придет еще.

Показывайте на личном примере, что готовы экономить деньги и что даже 100 рублей для вас – деньги.

Наконец стойте на своем, принимая непопулярные решения, которые вызывают негодование сотрудников. Например, при переезде офиса из центра на окраину. Человек ко всему привыкает, а тот, кто ценит свою работу, приспособится к меняющимся обстоятельствам.

Следуйте этим нехитрым советам – и скоро вы заметите позитивные изменения в работе своей фирмы и сотрудников.

Тактики снижения затрат

Теперь перейдем к тактике. В этом разделе мы поговорим, как внедрять различные фишки и рецепты снижения затрат.

Ведем переговоры с поставщиками

Работа с поставщиками – один из самых простых и быстрых способов снизить расходы, если вы что-то закупаете (товар либо услуги).

На самом деле поставщиков можно практически всегда сильно «прожать».

К сожалению, поставки и закупки часто считаются на предприятии чем-то второстепенным. По крайней мере директору не очень хочется забивать себе голову этими вопросами, и он отдает их на откуп менеджеру. И зря!

Представим, что 60 % ваших расходов приходится на закупки, 20 % – на производство и 20 % – на административные расходы. Теперь представим, что стоимость закупок удалось снизить на 5 %. А 5 % от 60 % позволяют снизить общие расходы на 3 %!

Чтобы добиться такого же эффекта от производства (чтобы сэкономить за счет него 3 %), нам бы пришлось сократить производственные расходы на целых 15 %! Таким образом, связь очевидна:

15 % от 20 % = 3 %;

5 % от 60 % = те же самые 3 %.

Снизив стоимость закупок всего на 5 %, мы можем сократить общие расходы на 3 %, что эквивалентно сокращению производственных расходов на 15 %.

Что проще – «прожать» поставщиков на 5 % или снизить производственные расходы 15 %? Не всегда, но в большинстве случаев первый вариант намного проще.

Как снижать расходы на закупки

Здесь есть несколько нюансов. Первый – контроль менеджера по закупкам. Никогда не оставляйте закупки без контроля!

Это потенциально опасная область, которую нельзя доверить менеджеру. Когда контроль над закупками находится целиком в его руках и он определяет цены, велик соблазн что-то сделать в свою пользу.

Я имею в виду всем известные откаты, которые процветают в закупках на каждом шагу. Поэтому нужен очень жесткий контроль. Плюс внешний «злодей» по сбиванию цен – человек, который будет отвечать за переговоры по ценам, но без дальнейшей закупки. Он отвечает за обсуждение цены и решение по ней – «да» или «нет».

В этом случае мы разделяем принятие решения о цене и процесс закупок. Это позволяет нам значительно снизить риск откатов и иных проблем.

Еще «злодей» нужен, чтобы менеджерам по закупкам было проще и оставалось лишь говорить: «Мне шеф сказал такую цену. Я понимаю, что для вас она несправедлива, но, извините, я ничего не могу сделать».

Регулярный анализ цен

Следующий важный пункт – регулярный анализ цен. Введите в регламент, должностную инструкцию для менеджера по закупкам обязанность минимум раз в неделю анализировать рынок и искать поставщиков с более низкими ценами.

Схема действий может быть такая: опросили пять поставщиков, нашли самый дешевый вариант и выслали своему поставщику низкий прайс другой фирмы. Часто таким образом можно заставить его снизить цены, потому что есть доказательства: «Смотрите, я нашел у конкурентов такое предложение, а я – ваш постоянный клиент. Дайте мне нормальные цены либо уйду к конкуренту».

Я сам это делал месяца три назад. Мы в большом количестве производим полиграфию для наших курсов (диски, распечатки, брошюры и т. д.). У меня за это отвечает один сотрудник.

Когда он в очередной раз пришел ко мне согласовывать цены, я посмотрел и сказал: «Что-то не то. Езжай в типографию и снижай». Он поехал, но ему отказали. Сотрудник вернулся ко мне и спрашивает: «Что делать?» Я ответил: «Набери в “Яндексе” “типографии” и собери прайсы».