Просто о сложном. Как мы живем, работаем, любим

На самом деле совещания – эффективный инструмент управления, с помощью которого можно повысить мотивацию сотрудников, добиться четкости исполнения, отладить взаимодействие подразделений. Одним словом, решить массу задач. Тогда почему совещания так часто заканчиваются провалом?

Мне доводилось присутствовать на самых разных совещаниях, и потом по просьбе клиентов мы обсуждали с ними причины неудач. Попробуем на примере нескольких неудавшихся совещаний понять, какие ошибки совершают руководители и как организовать результативное совещание с максимальным КПД.

Характерные ошибки

Все совещания я бы условно разделила на четыре типа – по их целям:

• донести до сотрудников уже готовое решение;

• собрать информацию, понять, как обстоят дела;

• выработать новую идею;

• обсудить конкретный вопрос и принять решение.

Каждому типу совещаний присущи свои ошибки. Вот самые распространенные.

Игры в демократию

Директор предприятия собрал сотрудников, чтобы сообщить им свое решение: производство переводится на новую технологию. Он уже все проанализировал, подсчитал, понял, что и как делать, более того – закупил необходимое оборудование и материалы. Осталось только объявить, с какого числа начнется модернизация, и распределить функции, кто чем будет заниматься и за что отвечать. Но совещание директор начинает такими словами: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос. Как вы смотрите на то, что мы перейдем на новую технологию?» А дальше события начинают развиваться по совершенно неожиданному для него сценарию.

Вместо того чтобы думать, как лучше смонтировать новую технологическую линию, подчиненные бросаются обсуждать плюсы и минусы его предложения, высказывать свое мнение, возражать, предлагать собственные варианты и т. д. Директор не просто изумлен – он вне себя: что здесь обсуждать, когда он все уже тысячу раз продумал и взвесил? Но теперь он только и может сказать: «Да, конечно, решение надо доработать, но сроки поджимают, давайте все-таки попробуем…» С каким настроем сотрудники уйдут с совещания? «Сырое решение, вряд ли из этого что-то путное выйдет. Надо было сначала обсудить, а уж потом все это затевать…»

Директор сам поставил себя в трудное положение. В чем его главная ошибка?

Вспомним фразу, с которой он начал: «Я хочу обсудить с вами важный вопрос». Первые слова на любом совещании – это пусковой механизм, именно они определяют тему, настрой, «задают направление». Сотрудники относятся к словам руководителя серьезно, принимают предложение «обсудить» за чистую монету – и начинают высказываться. Они и не подозревают, что его цель была другой: всего лишь объявить им свое решение – четко продуманное, выстраданное – и распределить роли. Но тогда зачем он сам предложил обсуждение?

Есть такой управленческий миф: сотрудники будут верить и, не жалея сил, воплощать в жизнь только то решение, которое родилось общими усилиями в жарких спорах и дискуссиях. Следуя этому мифу, наш руководитель хотел представить дело так, чтобы люди приняли его решение за свое, «подписались под ним». И тогда он будет уверен – они все выполнят.

Но такие «игры в демократию» часто только размывают суть вопроса, сбивают сотрудников с толку и расхолаживают. Им куда важнее четкость, определенность и основательность. Поэтому все претензии директору надо предъявлять в первую очередь себе.

Тайные цели

Руководитель крупного холдинга хотел получить от подчиненных информацию о внедрении в регионах нового продукта. На совещании присутствовали все, кто имел к этому отношение. Начал руководитель с общего вопроса, никому конкретно не адресованного: «Ну как у нас обстоят дела на местах? Я знаю, есть проблемы, давайте попробуем найти причины». После недолгой паузы разговор начал директор по продажам – он обрушился с критикой на директора по маркетингу. Тот ответил, и началась перепалка.

Почти все совещание эти двое выясняли между собой отношения, а остальные с интересом наблюдали «чья возьмет». Понятно, что никакого «управленческого продукта» в результате не получилось. «Ну вот и поработай с ними!» – развел руками руководитель.

Почему и это совещание было сорвано? Снова вспомним вводную фразу: руководитель употребил эмоционально заряженные слова – «проблемы» и «разобраться» – и тем самым вывел ситуацию из нейтральной зоны, запустив механизм психологической защиты у тех, кто считал себя виноватым. Директор по продажам решил, что это камень в его огород, и перешел в наступление на директора по маркетингу, оживив тем самым застарелый конфликт.

Два часа были потрачены впустую: после совещания все расходились взбудораженными, обсуждали, какой кошмар творится в компании из-за конфликта топ-менеджеров, как к ним относится руководитель и что их ждет. О проблемах в регионах никто и не вспомнил.