Проведение собраний и совещаний

Получив ответы (даже если на вопрос о комментариях никто не даст развернутого ответа), вы сможете оценить, насколько успешно прошло собрание, допущены ли какие-нибудь оплошности. И в следующий раз попытаетесь провести собрание на более высоком уровне.

Делаем выводы

Составление протокола – очень важный вид деятельности при проведении собрания. Ведение протокола позволяет сохранить содержание всей встречи в письменном виде и позднее избежать искажения принятых решений.

Протокол составляется в лаконичной форме непосредственно после заседания. Протокол должен быть четким и понятным для всех, а также способствовать тому, чтобы люди приняли к сведению полученные задания. Этот документ поможет вам быть уверенным в том, что встреча прошла успешно и результативно.

Спросите себя

Подумайте о необходимости ведения протокола и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Плодотворно ли вы работаете с человеком, который составляет протокол встречи?

▲ Все ли ключевые моменты были записаны при проведении собрания?

▲ Записаны ли все принятые решения?

▲ Был ли протокол составлен сразу же после совещания?

▲ Действительно ли были записаны только основные факты, а не личные мнения?

▲ Проверили ли вы протокол, перед тем как его напечатать?

▲ Уверены ли вы, что протокол – это точное описание собрания?

Все получится если…

• вам будет помогать человек, который ведет протокол собрания;

• записывать все принятые решения;

• точно указывать задания и фамилии людей, ответственных за их выполнение;

• составлять протокол сразу же после собрания;

• понимать, что протокол – это точное, сжатое и объективное описание совещания.

Ваше отношение к деловым совещаниям

Для того чтобы совещание прошло продуктивно, необходимо не только умение его проводить, но и позитивный настрой. Активное участие и контроль над совещанием приносит желаемый результат.

Управление совещанием

Если вы хотите, чтобы совещание прошло успешно, то должны быть готовы взять бразды правления в свои руки. Не сделав этого, вы много потеряете. Взвалив на себя ношу ведущего, вы можете:

• позволять себе навязывать другим собственную точку зрения, причем делать это безапелляционным тоном.

• напоминать себе о своем праве контролировать собрание.

• убеждать себя в том, что вы можете это сделать и даже получите от этого удовольствие.

Люди, присутствующие на встрече, видят в вас лидера и ждут от вас соответствующих действий. Поскольку они не могут управлять собранием самостоятельно, то полностью полагаются на вас.

В ожидании чуда

Возлагая определенные надежды на заседание, можно получить нужный результат. Чтобы мечты стали реальностью, необходимо быть уверенным в том, что:

• заседание имеет очень большое значение (если думать иначе, то нет необходимости проводить заседание);

• на собрание приглашены компетентные люди (если вы не уверены в компетентности присутствующих людей, то не сможете поддержать или отвергнуть их идеи и предложения);

• время не будет потрачено зря (если вы так не думаете, то время и в самом деле будет потрачено впустую);

• будут получены нужные результат (уверенность в том, что ваша деятельность не принесет плодов, заранее обрекает мероприятие на неудачу).

Отношение к заседанию влияет на атмосферу мероприятия. Если изначально вы будете настроены негативно, возникнет угнетающая обстановка. И наоборот, собрание пройдет в теплой, доброжелательной атмосфере, если сразу настроиться на хорошее и даже немножко пошутить.

Реализация

Только с помощью общих усилий участников можно успешно провести собрание. Но если ничего не будет сделано для реализации его решений, то, конечно же, ничего не получится. Чтобы быть уверенным в том, что заседание было проведено не напрасно:

• перечитайте еще раз протокол собрания, уточните, что должны сделать вы и ваши коллеги;

• разработайте план, который поможет выполнить все задания в срок;

• действуйте, а не надейтесь, что вас освободят от возложенного задания.

Приступив к выполнению заданий сразу же после заседания, вы добьетесь успеха. Если каждый внесет свою лепту, то результат совещания превзойдет все ожидания.

Делаем выводы

Ваше отношение к проведению собрания или совещания играет немаловажную роль в успехе этого мероприятия. Результаты встречи будут незначительными, если не выполнить принятых решений. Тщательная подготовка к встрече гарантирует, что вы не зря потратите время и силы. Чем больше вы ожидаете от встречи, тем продуктивнее она будет.

Прикладывая усилия для достижения результатов во время проведения встречи, вы подаете отличный пример другим. В награду вас ждет успех. И, конечно же, вы никогда не услышите, что заседание под вашим руководством было пустой тратой времени.

Спросите себя

Подумайте о вашем отношении к деловым совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Ожидаете ли вы каких-то результатов от собрания?

▲ Можете ли вы вдохновить других людей позитивным отношением к совещанию?