PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

В ведущих компаниях именно отдел закупок является разработчиком основополагающих регламентов, процедур и процессов в сфере закупок. Закупочная команда сотрудничает с руководителями и заинтересованными лицами компании для понимания производственных потребностей и корпоративных требований. В результате тесного взаимодействия отдел закупок формирует и согласовывает пакет документов, обязательный к исполнению после официального утверждения топ-менеджментом организации в соответствии с общей корпоративной стратегией. В компаниях, где отсутствует отдел внутреннего контроля и аудита, именно ответственный сотрудник отдела снабжения следит за соблюдением закупочных бизнес-процессов и пресекает попытки нарушить утвержденные закупочные процедуры со стороны внутренних клиентов.

Задача 9. Повышение качества закупаемых товаров

Рост компании неизбежно приводит к увеличению базы поставщиков и расширению закупаемой номенклатуры. Это, в свою очередь, означает, что отдел закупок может столкнуться с проблемой качества при постоянно растущем и часто неконтролируемом потоке товаров, компонентов и материалов. Задача отдела закупок заключается в постоянном улучшении качества получаемой продукции, гарантирующем компании повышение лояльности конечных заказчиков и выгодоприобретателей.

Задача 10. Организация и проведение конкурентных торгов

Обеспечение прозрачности и эффективности закупочной деятельности должно рассматриваться через призму открытости и доступности. Для этого отдел закупок в соответствии со своими утвержденными нормативными актами и закупочной политикой организовывает и проводит конкурентные торги, по итогам которых заключаются контракты с компаниями, предоставившими наилучшие условия для сотрудничества.

Когда указанные выше задачи выполняются отделом закупок успешно, компания получает серьезные преимущества, положительный эффект которых трудно переоценить. Вспоминая свой опыт в закупках, хотел бы выделить плюсы, которые современный отдел закупок может зафиксировать.

Во-первых, это оптимизация затрат

Самое большое преимущество грамотно управляемого отдела закупок – быстрая экономия для компании за счет выстраивания закупочных процессов и соблюдения процедур. Отдел закупок приобретает товары у разных поставщиков, обеспечивая себя скидками, хорошими гарантийными условиями и высоким качеством приобретаемых товаров и услуг.

Во-вторых, это повышение качества бизнеса

Взаимодействуя с надежными поставщиками, отдел закупок может косвенно улучшить качество производственного процесса компании. А успешная реализация закупочной стратегии оказывает положительное влияние на производительность других бизнес-подразделений, внося значительный вклад в финансовое благополучие компании.

В-третьих, это контроль рисков и безопасность поставок

Неблагоприятная внешняя среда стимулирует отдел закупок искать новые подходы в закупочной деятельности, при этом следует отметить, что успешное выполнение упомянутых выше задач минимизирует риски управления цепочками поставок. Кроме того, существенно растет контроль рисков через комплексную диверсификацию закупок, правильный выбор поставщиков и устранение мошенничества. Это позволяет гарантировать безопасность поставок и непрерывность производственного процесса.

Для решения поставленных задач и получения конкретных преимуществ отделу закупок требуется квалифицированный штат сотрудников. Структура, количество специалистов и уровень компетенций чаще всего зависят от размера и отрасли деятельности компании. Тем не менее отдел закупок, как правило, включает следующие позиции.

Директор по закупкам или руководитель отдела закупок

Директор по закупкам руководит отделом или департаментом закупок, несет ответственность за разработку эффективных закупочных стратегий, участвует в переговорах на высоком уровне, отвечает за управление поставщиками, разрабатывает и внедряет план мероприятий по сокращению затрат и предоставляет отчеты о проделанной работе высшему руководству. Он также распределяет обязанности между сотрудниками отдела и определяет приоритеты при выполнении поставленных задач.

Специалисты по закупкам (закупщики)

Профессиональные закупщики несут ответственность, когда речь идет о текущих операциях и выполнении поставленных задач, стоящих перед отделом закупок. Они размещают заказы на закупку у поставщиков, контролируют заказы и в случае необходимости вносят соответствующие коррективы. Кроме того, закупщики регулярно взаимодействуют с поставщиками, отслеживают сроки поставок, занимаются претензионной работой с контрагентами и следят за своевременной оплатой. Специалисты отдела закупок подчиняются директору или руководителю по закупкам.

Ассистент по закупкам