В 1708 году в Москву тайно прибыл X. Тутринович. От лица сербских офицеров, собравшихся в монастыре Крушедол в Среме по случаю выборов нового сербского патриарха после смерти Арсение Чарноевича, он привез русскому царю грамоты. Сообщалось, что преемником Арсение стал утвержденный австрийским императором Леопольдом I митрополит Исайя Джакович. В грамотах сербская знать указывала на ущемление прав диаспоры. Положение сербского народа в габсбургском государстве определялось нормативными актами — привилегиями. Желая привлечь сербов и заселить опустошенные войной пограничные с Турцией области австрийский монарх Леопольд I в 1690–1695 годы даровал православным поселенцам гражданские свободы, согласно которым они находились под защитой императора и пользовались автономией. Митрополит был признан главой православного населения. Привилегии являлись основой сербского самоуправления. Однако они были предметом постоянной борьбы между сербами, стремившимися упрочить свое положение в государстве, и Габсбургами, проводившими политику ограничения привилегий православных исключительно церковными делами. Австрийские монархи в обстановке антигабсбургского венгерского восстания под руководством Ракоци и войн с Турцией были вынуждены подтверждать права сербов. Сербы, надеясь расширить сферу политического влияния, обещали русскому военному командованию поддержку на стороне России.
В 1708 году территорию Российского государства царь разделил на восемь губерний. Между уездами, которые ранее подчинялись центральной власти, были образованы промежуточные звенья — губернии и провинции. Во главе каждой из восьми губерний назначался губернатор, имевший права главнокомандующего войск, расположенных в пределах губернии. Также губернатор выполнял административные и судебные функции. Губернаторам, которым «прилучится быть при армии», разослали «Табели за подписанием его Государственной руки». Бывшего главу Белгородского разряда (1706) дипломата и полководца князя Д.М. Голицына царь назначил первым киевским губернатором, который уже год как служил воеводой на киевской земле. Генерал-адмирал, руководитель Адмиралтейского приказа Ф.М. Апраксин управлял Азовской губернией. Совмещение двух должностей позволило ему заняться укреплением устья Дона, строительством оборонных сооружений Азова и Таганрога, новых верфей в Таврове и Новопавловске.
В декабре 1708 года русское командование получило от Мазепы, желавшего заманить русских в ловушку, сведения о том, что турки укрепляют Бендерскую крепость на правом берегу Днестра и туда отправлены 200 пушек. Толстой успокоил царя: из 500 отправленных янычар 300 разбежались, а пушек установлено ровно столько, сколько необходимо для обороны. Русское командование в декабре к польской границе отправило отряд Г. Гольца, в Литву к гетману А. Синявскому для усиления — 7 драгунских полков.
Весной 1709 года Карл XII, продвигаясь на Москву через Украину, решил запять Полтаву. Местное население оказало ему сопротивление. Гарнизон города насчитывал всего 4 тысячи солдат и офицеров, 29 орудий, 2 тысячи 600 вооруженных жителей. Под командованием полковника А.С. Келина гарнизон охранял город на правом берегу реки Ворсклы. Для украинского населения война приняла национально-освободительный характер. Сами жители, не доверяя ни русским, ни шведам, ни запорожцам, организовали круглосуточную охрану. На помощь полтавчанам со стороны России пришло подкрепление в 1 тысячу 200 человек. У русской армии были пушки и порох.
Шереметев, располагая сведениями из Стамбула, опасался, что часть запорожцев встанет на путь измены, бежав через степь. 14 марта он писал царю о том, что до сих пор не получил от Мазепы, вошедшего опять в сношения с русским командованием, данных о составе запорожского войска. 18 марта 1709 года запорожцам царь направил универсал. Главная мысль заключалась в необходимости сохранения целостности Отчизны.