Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона № 216-ФЗ вышеуказанные изменения вступили в силу с 1 января 2008 года, но не ранее чем по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.

Таким образом, суточные освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц за дни командировки работников на территории Российской Федерации:

– до 1 января 2008 года – в пределах норм, установленных Постановлениями № 93 и № 729;

– после 1 января 2008 года – в размере, выплачиваемом организацией работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

При этом фактический размер суточных, выплачиваемых работнику при его направлении в командировку, может превышать установленные пределы, однако сумма суточных, превышающая данные пределы, будет являться объектом обложения налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.

Иными словами, фактически Законом № 216-ФЗ позиция Минфина России закреплена на уровне федерального закона. Но при этом размер суточных, выплаты по которым не включаются в налоговую базу, увеличен по сравнению с предельным размером, применяемым при исчислении налога на прибыль, в семь раз. Таким образом, весьма вероятна ситуация, при которой обособленный налоговый учет вышеуказанных сумм по налогу на прибыль будет вестись, а по налогу на доходы физических лиц – нет. В отношении суточных подобная ситуация возникает в случае, если их размер выше 100 руб. и ниже 700 руб.

При принятии к налоговому учету отдельных выплат, связанных с командировками, организациям следует учитывать следующие разъяснения налоговых органов и арбитражную практику.

Письмом ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 в отношении порядка применения нормы п. 3 ст. 217 НК РФ (по расходам, связанным с командировками) разъяснено следующее. Порядок направления работников в командировки изложен в Инструкции № 62, в соответствии с которой служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок не должен превышать 40 дней.

Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.

Таким образом, водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации не издано, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и расчеты по подотчетным суммам должны осуществляться в пределах одного рабочего дня.

При списании расходов водителя, произведенных на территории зарубежных стран в иностранной валюте, к авансовому отчету водителя должны прилагаться первичные документы, подтверждающие произведенные расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, за автостоянку и платные автодороги, об оплате таможенных платежей на границе.

Решением ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 признано недействующим письмо МНС России от 17.02.2004 № 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками», которым было разъяснено, что суммы, выплачиваемые сверх норм, подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц командированных работников.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации. ТК РФ не устанавливает нормы компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов и не предусматривает установление таких норм работодателями, а только предоставляет работодателям право на самостоятельное определение в коллективном договоре или локальном нормативном акте порядка и размера возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных).

Письмом Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59 разъяснено следующее.