Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение.

Основным источником поступления денежных средств на специальные счета в банках (чеки и аккредитивы) являются суммы, находящиеся на расчетном счете. Законодательство и документы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности не исключают возможности зачисления на специальные счета средств, поступивших из других источников, – вкладов в уставный капитал, заемных средств, выручки от продаж и т.д. Однако подобные операции скорее исключение, чем правило. Иными словами, наиболее распространенной проводкой по дебету счета 55 является:

Д – т 55 К – т 51.

Движение средств, находящихся в аккредитивах, учитывается на счете 55, субсчет «Аккредитивы». Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51, 52, 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», а также других аналогичных счетов.

Неиспользованные денежные средства в аккредитивах после их восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по счету 55, субсчет «Аккредитивы», ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

Таким образом, основными проводками по учету поступления денежных средств на аккредитивный счет являются:

Д – т 55 К – т 51 – на сумму денежных средств, списанных с расчетного счета и зачисленных на аккредитивный счет;

Д – т 55 К – т 52 – на сумму валютных средств, списанных с валютного счета и зачисленных на аккредитивный счет;

Д – т 55 К – т 66 (67) – на сумму заемных средств, полученных по кредитному договору, как в том же банке, в котором открыт аккредитивный счет, так и в других кредитных организациях. Если кредиты привлекаются в других банках, данная проводка может быть оформлена в случае, если кредиты поступают непосредственно на валютный счет.

Неиспользованная сумма покрытого аккредитива подлежит возврату банку-эмитенту незамедлительно одновременно с закрытием аккредитива. Разумеется, банк-эмитент обязан зачислить возвращенные суммы на счет плательщика, с которого депонировались средства.

Возврат средств оформляется следующей проводкой:

Д – т 51 К – т 55.

При этом предполагается, что суммы остатка возвращены полностью и соответствующий субсчет, открытый к счету 55, закрывается.

Движение средств, находящихся в чековых книжках, учитывается на субсчете «Чековые книжки». Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51, 52, 66 и других аналогичных счетов.

Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, то есть в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 в дебет счетов учета расчетов (76 и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55; сальдо по счету 55, субсчет «Чековые книжки», должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражаются по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по счету 55, субсчет «Чековые книжки», ведется по каждой полученной чековой книжке.

Таким образом, отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций, при которых используется чековая форма оплаты, аналогично отражению в учете использования аккредитивов, то есть суммы, предназначенные для расчетов чеками, списываются со счета 51 на счет 55, а по использованию чека – на счета учета расчетов.

Использование средств с аккредитивных счетов и счетов для учета средств на чековых книжках может отражаться следующим образом:

Д – т 71 К – т 55 – на сумму аккредитива, выданного материально ответственному лицу;

Д – т 60 К – т 71 – на сумму использованного аккредитива;

Д – т 71 К – т 55 – на сумму чека из чековой книжки, выданного материально ответственному лицу;

Д – т 60 К – т 71 – на сумму использованного чека;

Д – т 94 К – т 71 – на сумму аккредитива или чека, утраченного или использованного не по назначению;

Д – т 55 К – т 94 – на сумму аннулированного утраченного аккредитива или чека (если суммы не предъявлены к оплате);

Д – т 73 К – т 94 – на сумму ущерба, связанного с потерей аккредитива или чека, отнесенного на счет виновного лица;

Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, списанного на увеличение прочих расходов, если во взыскании отказано органами суда или арбитража.

3.3. Предельный размер расчетов наличными денежными средствами