Разработка учетных приложений в MS Office

Рис. 10. Диалоговое окно для указания источника заполнения списка

В поле «Источник» необходимо указать диапазон ячеек, в которых находится справочная информация. Разумеется, данные справочные таблицы должны быть на листе за пределами видимости экрана. К сожалению, данный подход не позволяет хранить справочную информацию на другом листе книги (рис. 11).

Рис. 11. Рабочая ячейка, окно диалога и справочный диапазон ячеек

После выполнения данных действий, в рабочей ячейке можно выбрать значения из раскрывающегося списка (рис. 12):

Рис. 12. Рабочая ячейка с возможностью ввода данных из списка и исходная справочная таблица значений.

2) Использование справочных таблиц на листах книги совместно с функциями листа ВПР, ПРОСМОТР.

Удобным инструментом для быстрого и безошибочного ввода данных в электронные таблицы является использование справочных таблиц с заранее введенными связанными данными совместно с функциями листа ВПР и ПРОСМОТР. В таких таблицах и по введенной информации находится информация для следующей ячейки таблицы в пределах строки на основе в данных справочной таблицы.

4.1. Функция лист ВПР для работы со ссылками и массивами

Используя функцию ВПР, вы фактически даете такую команду: «Вот значение. Нужно перейти в другое место, найти такое же значение и показать слова или числа в ячейке, соответствующей ему». Чтобы было проще, третье значение (номер столбца) можно рассматривать как результат поиска. Первые три аргумента функции ВПР являются обязательными. Последний аргумент необязателен, однако если его опустить, по умолчанию ему будет присвоено значение ИСТИНА[1]. Пример использования данной функции представлен на рис. 13. На листе «Протокол» содержится электронная таблица протокола проведения экзамена, а на листе «Исходные данные» – информация о студентах группы в соответствии со справочной таблицей (рис. 14).

Рис. 13. Таблица на листе «Протокол» с выделенной ячейкой, информацией в строке формул и отображенным результатом

Функция ВПР, введенная в ячейку I3, имеет следующую структуру заполнения:

=ВПР(Протокол! H12;’Исходные данные’!$C$7:$E$12;2;ЛОЖЬ).

Работу этой функции для ячейки I3 листа «Протокол» можно изобразить следующей последовательностью:

Протокол! H12->Исходные данные! С7->Исходные данные! D7

Особенностью функции ВПР является то, что ключевые данные должны находиться в крайнем левом столбце таблицы-справочника (рис. 14):

Рис. 14. Таблица-справочник номеров зачетных книжек студентов группы

4.2. Функция лист ПРОСМОТР для работы со ссылками и массивами

Функция ПРОСМОТР очень похожа на функцию ВПР. Различие заключается в том, что функция ВПР ищет соответствие в первом столбце, а функция ПРОСМОТР ищет в соответствии с размерностями массива. Это означает, что столбцом, в котором находятся ключевые значения, может быть любым из таблицы-справки, и соответственно, результатная информация также может быть выбрана из любого столбца по ключу. Ниже приведены заполненный бланк исходных данных функции ПРОСМОТР (рис. 15) и результат работы функции для Михайлова Михаила Михайловича (рис. 16).

Рис. 15. Бланк исходных данных функции ПРОСМОТР для ячейки I4

Рис. 16. Формула в ячейке I4 и результат работы функции ПРОСМОТР

4.3. Использование элементов управления на формах листа

При создании приложений с удобным интерфейсом в среде Excel не обойтись без использования элементов управления, которые являются основой любого окна диалога Windows-приложения. Данные элементы размещены едино на панели «Элементы управления» в меню «Разработчик» (рис. 17):

Рис. 17. Панель «Элементы управления» на вкладке «Разработчик»

Если вкладка «Разработчик» отсутствует на ленте, то для его вызова в меня пользователя следует в настройках табличного процессора выделить флажок «Показать вкладку «Разработчик» на ленте (рис. 18, рис. 19):

Рис. 18. Позиция меню для настройки параметров табличного процессора

Рис. 19. Выставление флажка для отображения вкладки «Разработчик» на ленте