Развитие Бизнеса

Четвертое. Бюджет. По классике бюджет не входит в перечень трех основных управленческих отчетов. Но это крайне важный и необходимый инструмент управления компанией. Бюджет содержит ваши цели на год и на более короткие отчетные периоды (квартал, месяц, возможно, неделя). Бюджет позволяет вам балансировать расходные и доходные составляющие. Он позволяет вам периодически сопоставлять фактическую ситуацию с плановой и принимать необходимые корректирующие управленческие решения. И не только в отношении денег, - ведь это связь финансового состояния со всеми подразделениями и функциями компании.

Несомненно, управление компанией на основе этих отчетов, - обязательная часть работы владельца и менеджеров. Но какой бы крупной и стабильной ни была компания, правильное управление должно заключаться в ежедневном (если не чаще) мониторинге ситуации и способности быстрого реагирования на исключительные ситуации. Для этого вы должны использовать комбинированные и модифицированные версии перечисленных отчетов. И ваши инструменты (система бухучета, система управления заказами, платежами и так далее) должны быть способны, должны быть адаптированы к вашему ритму управления. Как только системы по любой причине начинают тормозить, не удовлетворяя вашим требованиям, вам срочно нужно что-то менять, либо с точки зрения бизнес-процессов, либо с точки зрения инструментов, либо все вместе. Что касается комбинированных и оперативных отчетов, - правильный подход, - это организовать автоматизированное получение из всех существующих инструментов, а если их нет, то от ответственных (отвечающих за нужные показатели) сотрудников. Главная цель: если не в любой момент, то, по крайней мере раз в день, иметь перед собой набор отчетов о различных финансовых срезах ключевых элементов бизнеса. В первую очередь, это отчеты о продажах, о поступивших, ушедших средствах и о ближайших будущих доходах и расходах. При этом именно у вас (или у правильных доверенных лиц - чем меньше, тем лучше) должна быть возможность изменить ситуацию (повлиять на хронологию и размер входящих и исходящих платежей). В этом вам могут помогать такие отчеты, такие представления информации, из которых быстро и удобно видно соответствие плана и факта. По форме они, - сочетание бюджета, cashflow и доходов-расходов. В простейшем варианте это можно реализовать в Microsoft Excel или подобном spreadsheet-инструменте. В более серьезном варианте, - это набор отчетов или сочетание отчетов из управленческих, бухгалтерских, платежных систем, системы заказов, CRM и ERP. Старайтесь с самого начала прививать к себе и своим подчиненным правильную культуру отношения к бизнесу как к финансово-экономической системе. Учитесь говорить именно на этом языке, и делайте так, чтобы ваши сотрудники умели это делать. Не упускайте момент, с первого дня жизни вашей компании выстраивайте систему отчетности, и не только управленческой (планы-задачи-результаты), но и финансово-управленческой (планы-задачи-результаты-деньги).

ЕЩЕ ОДНО НАПУТСТВИЕ

Когда я покидал крупную мультинациональную многомиллиардную компанию, один очень уважаемый мной менеджер, на просьбу о напутствии, рассказал мне притчу о мудреце и его ученике. Ученик долго и усердно учился у мудреца, успешно овладел многими премудростями, но ему хотелось большего. Как-то он пришел к учителю и рассказал об этом: учитель, мне недостаточно быть учеником, я хочу быть таким же мудрым как ты. Учитель ничего не ответил, но на следующий день дом ученика был разрушен, его вещи выброшены, а сам ученик был изгнан по поручению учителя из города. Прошли годы, и однажды в этот город пришел новый мудрец. Первым делом он направился к местному мудрецу, тому самому учителю, и бросился к его ногам. Все были очень удивлены столь непонятным поведением гостя. И только учитель все понял. Стоя на коленях новый мудрец говорил учителю: спасибо тебе, о учитель, ведь если бы ты тогда не выгнал меня из города, не разрушил мое жилище и не лишил меня всего, я не стал бы сейчас тем, кем стал.