Регламентация деятельности организации: современные технологии

Так как и концепция может меняться, то изменения в проекте или окружении могут приводить к изменениям в концепции, а поэтому необходима не одна концепция, а библиотека моделей концепций. К. Боулдинг предложил такой подход, в соответствии с которым в случае изменения в окружении системы необходимо иметь инструмент изменения концепции.

Австрийский и американский биолог Людвиг фон Берталанфи (Ludwig von Bertalanffy, 1901-1972) сформулировал идею открытых систем – систем, постоянно обменивающихся веществом и энергией с внешней средой. Она заключалась в том, что через любую систему течет поток информации, который на уровне генотипа может менять элементы, но на уровне фенотипа система остается постоянной [Берталанфи Л. фон. Общая теория систем. Критический обзор // Исследования по общей теории систем. – М.: Прогресс, 1969, С. 23–82]. Согласно фон Берталанфи, физические системы отличаются от живых образований тем, что закрыты по отношению к внешней среде, тогда как живые организмы являются открытыми. Жизненный процесс организмов предполагает наличие входящего из окружающей среды потока материи, тип и объем которого определяется в соответствии с системными характеристиками организма. Также осуществляется вывод из системы в окружающую среду материи, как результата функционирования системы. Таким образом организмы обеспечивают себе дополнительную энергию, которая позволяет достигать негэнтропии (меры упорядоченности и организованности системы), а также обеспечивает устойчивость системы по отношению к среде.

В соответствии с проектированием регламента необходимо знать следующее. Единицей регламентации является организационная процедура, т. е. описание того, как сделать нечто. Регламент в таком случае есть полная система процедур. При этом процедуры являются следствием проектной концепции, где концепция есть непротиворечивое понятийное поле. Концептуальное проектирование должно обеспечивать при изменении в любой процедуре изменения во всех связанных процедурах. При изменениях в окружении должна существовать возможность осуществления изменений в концепции и во всех процедурах. Должна существовать библиотека моделей, содержащих концепции. Каждая модель должна быть построена по аксиоматическому принципу. Кроме того, должна существовать система работы с моделями библиотеки.

Эффективная система регламентации должна быть непротиворечивой, но в соответствии со второй теоремой Курта Гёделя нельзя создать непротиворечивую систему в рамках классической логики («если формальная арифметика непротиворечива, то в ней невыводима некоторая формула, содержательно утверждающая непротиворечивость этой арифметики»). При использовании нечеткой логики можно построить практически непротиворечивую систему регламентации. Здесь есть два пути: первый заключается в построении системы регламентов для действующего объекта, а второй – в концептуальном проектировании самого объекта с одновременным проектированием системы регламентации.

1.3. Принципы и объекты регламентации

В данном параграфе раскрыты основные принципы регламентации и определены объекты теории регламентации: основные принципы регламентации по Р. Л. Акоффу; объекты теории регламентации.

Основные принципы регламентации по Р. Л. Акоффу

В реальности большинство объектов уже действуют и для них уже существуют какие-то регламенты.

Первая задача заключается в систематизации правоустанавливающих актов и регламентов, выявлении пробелов, противоречий и излишеств в данных актах и осуществлении мероприятий по их устранению, которые должны закончиться перечнем необходимых регламентов.

Второй принцип заключается в том, что надо определиться с объектом регламентации. Здесь существует два подхода. В соответствии с первым к объектам регламентации относят результат деятельности. В последнее время к объектам регламентации стали относить результат и процесс деятельности. На наш взгляд, результат деятельности (следствие) зависит не только от причины, но и от неизвестных факторов, влияющих на результат: Р = f(А, В, С), где А – учитываемые причины: В – неизвестные факторы, С – известные и неучитываемые факторы. В связи с этим продукт деятельности будем рассматривать вслед за Р. Л. Акоффом как продукт продуцирования, т. е. необходимое, но недостаточное свойство продукта деятельности. При этом продукт продуцирования может иметь три категорийных проекции в виде результата продуцирования (например, продукции), процесса продуцирования и среды (окружения), в которой происходит продуцирование. Таким образом, в регламент должны входить не только процедуры – требования к операциям, но и требования к результатам и элементам окружения, в котором происходит продуцирование.

Третьим является принцип необходимости регламента регламентации. Отсутствие обязательных требований к регламентации как системе может привести к отрицательным результатам регламентации объекта.