Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг): с чего начать, как преуспеть

Большие заказы почти всегда реализуются при помощи ивент-агентств, редко – напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и соответственно нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирает до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но тем не менее для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.

В принципе, у многих компаний уже сложилась традиция проводить банкеты длительностью 5–6 ч плюс, возможно, еще 1 ч для сбора и встречи гостей. И такая продолжительность связана с развлекательной программой, предлагаемой для гостей праздника.

Самые пиковые даты в декабре – это обычно вторая и третья пятницы. И именно на эти даты продаются самые крупные мероприятия, так называемые тысячники, а какие-либо мелкие мероприятия на 50-100 гостей в эти даты вообще кейтеринг-службами крупнейших городов почти не обслуживаются.

Суббота и четверг традиционно делят второе и третье место дней недели, пользующихся спросом для корпоративных мероприятий. И в последнюю очередь «раскупаются» воскресенья.

Из-за крайнего дефицита площадок большой вместимости почти в любом из городов и ставшей уже привычной практики заблаговременного бронирования популярных дат – пятниц и суббот в конце декабря – компаниям-заказчикам, не успевшим сделать такую резервацию, приходится выбирать для своего праздника любую оставшуюся дату.

Количество декабрьских запросов, как мы уже не раз говорили, всегда на порядок выше, чем в другие месяцы. Однако число реальных мероприятий может быть на уровне обычного месяца, с той лишь разницей, что заказы в разы крупнее. У кого-то соотношение между числом запросов и заказов больше 50 %, у некоторых компаний это 30 подтвержденных мероприятий из 120 запросов в декабре.

Ноябрь – всегда достаточно ровный месяц, и никаких пиков обычно не наблюдается. А что касается января, то, как известно, некоторые компании уже традиционно празднуют Новый год именно в этом месяце. И если кейтеринговая компания получает хотя бы несколько новогодних заказов в январе, то можно сказать, что он пройдет для нее удачно.

Не всегда мероприятия планируются самими клиентами задолго до их реализации. Кейтеринг-конторам приходится организовывать и довольно спонтанно появляющиеся проекты разного масштаба и формата. Поэтому даже в начале каждого нового месяца довольно трудно говорить, каким он станет к концу в плане количества проведенных проектов. Декабрь здесь, конечно же, некое исключение из правила.

В практике кейтеринг-служб в декабре есть и так называемый «стоп продаж»: если на какую-либо дату заявок поступает на большее количество персон, чем то, которое компания способна одновременно обслужить, оператор вынужден отказываться от приема заказов на эту дату. Качество – это то, чем, конечно же, нельзя жертвовать в погоне за прибылью. Но сам процесс продажи в кейтеринге обычно растянут во времени, и обращение потенциального заказчика еще не гарантирует того, что он станет реальным клиентом. Обычно компания определяет для себя определенный «зазор», который всегда оставляет для заявок, в которых она не уверена. Но минимум за полтора-два месяца в большинстве случаев уже понятно, будет кейтеринг работать на обслуживании этих декабрьских мероприятий или нет.

К декабрю очень важно иметь качественную базу персонала. Если у компании большие объемы работы и имеется собственная база привлекаемого персонала, то последний работает с высокой регулярностью и, конечно же, он лоялен компании. Лояльность персонала, в принципе, важна не только в декабре – и в другое время это также работает на компанию и в итоге на ее клиента.

Если же собственной базы привлекаемого персонала у компании не будет, придется привлекать обычный персонал через стороннего подрядчика, через агентство. И это будет дороже. Имея план мероприятий на декабрь, кейтеринговая компания должна понять, какое количество персонала она может получить из собственной базы, сколько работников недостает и требуется привлечь со стороны, и вовремя известить об этом кадровые агентства.

Кроме того, может возникнуть необходимость увеличить парк оборудования. Имея какие-то масштабные заявки, компания может заранее оценить свои возможности и понять, чего ей недостает. Поставщикам требуется месяц-два для обеспечения кейтеринга всем, что ему необходимо.

В напряженные месяцы приобретает большое значение логистика – многие компании проводят не по одному, а по нескольку мероприятий в день, что требует усиленной координации всех материальных и информационных потоков. Иногда это сложно. Но при правильной организации логистика – совершенно решаемая рабочая задача.