Революция эффективности. Управляйте своим временем и достигайте результата!

IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.

Не беритесь за новые дела, не завершив старые.

Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.

Организация бумаг на рабочем месте

Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.

1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!

2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.

3. Архивируйте все завершенные дела.

4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.

5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)

6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.

Организация электронной почты

1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.

2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.

3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.

4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.

5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.

6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.

7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.

Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».

Рабочее пространство

1. Все самое важное держите под рукой.

2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.

3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.

4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.

5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.

6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).

7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.

8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.

Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.

Упорядочивание

Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.

Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого – разберите вещи в шкафу.

Несколько советов:

если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;

выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;

Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости – выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.

Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей – я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.

Когда разберетесь со шкафом – принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?

Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел…

Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.