Все секторы документосферы являются носителями семантической информации. Остальные типы информации (машинная, математическая, элементарная, биологическая) не используются в качестве смыслового содержания документа. Отсюда следует, что формулировка Ю.Н. Столярова: «Документ – это информация на материальном носителе, зафиксированная искусственным способом в знаковой форме» [Столяров, 2013. С. 125] – в целом удовлетворительна. Резонно только уточнить, что речь идет не об информации вообще, а о семантической информации, содержанием которой служат результаты человеческого мышления, воображения, эмоциональных переживаний, и что документ нуждается в носителе стабильном, сохраняющемся во времени (звуковые волны материальны, но речь – не документ). В итоге получаем: документ – это семантическая информация на стабильном материальном носителе, зафиксированная искусственным способом в знаковой форме. Данную дефиницию можно считать
Организационную ее структуру образуют
По общественному назначению различают три функциональных сектора, ориентированных на удовлетворение социальных информационных потребностей: социального познания, социальной коммуникации, сектор социального управления. Однако жесткое размежевание отсутствует: познавательную функцию выполняют коммуникационные и управленческие секторы, документы коммуникационного назначения являются носителями познавательной и управленческой информации, управленческий сектор служит источником познания. Это свидетельствует о наличии тенденции к интеграции документальных институтов.
Документивная близость архивов, библиотек, музеев просматривается в очевидном сходстве применяемых ими кумулятивных и трансляционных технологий, сводящихся к сбору (комплектованию), обработке, хранению и использованию тех или иных видов документов. Еще более сильным аргументом является сращивание (документивный синтез) разных документальных учреждений. Библиотеки, осознающие себя культурно-историческими центрами, формируют архивы и музеи, дополняющие их библиотечно-библиографическую деятельность. Так, в Российской государственной библиотеке созданы Фонд редких и ценных изданий (более 300 000 единиц хранения музейного уровня), где представлены иностранные издания XV–XVII вв. и старопечатные отечественные книги XVI–XVIII вв., и Музей книги. Библиотека РАН имеет архив, входящий в структуру Архива РАН; в ее музее собраны материалы по истории РАН с 1859 г., используемые в научной и выставочной работе. Основанный в 1905 г. Пушкинский Дом замышлялся как хранилище первоисточников, связанных с творчеством А.С. Пушкина; с течением времени он превратился в библиотечно-библиографический и архивно-музейный комплекс, символизирующий 1000-летнюю историю русской литературы (с XI по XXI в.). Обществом «Мемориал» в Москве создан архивно-библиотечно-музейный центр, где собраны уникальные коллекции архивных документов, книг, периодики, музейных предметов, связанных с историей репрессий, сопротивления режиму, диссидентства в СССР.