Весьма удачной кандидатурой для консульской службы был лейтенант П. Н. Назимов. Он родился 27 июня 1829 г. в семье морского офицера и уже семилетним был записан в морскую роту Александровского кадетского корпуса. 30 января 1840 г. юношу перевели в Морской кадетский корпус. Через пять лет он стал гардемарином, а в 1847 г. надел погоны мичмана. Впервые на Дальний Восток офицер попал на транспорте «Двина», совершив кругосветное плавание из Кронштадта в Петропавловск-Камчатский. Вернувшись через Сибирь на Балтику, он служил вахтенным офицером на корабле «Лефорт», участвовал на нем в Крымской войне, обороняя Кронштадт, затем плавал в Балтийском и Средиземном морях.
17 февраля 1858 г. Назимова назначили офицером в Хакодатское консульство, а через десять дней инспекторский департамент Морского министерства вручил ему инструкцию: «Состоящему при Российском консульстве в Хакодате лейтенанту Назимову. По случаю назначения Вас состоять при нашем консульстве в Хакодате предписывается Вам по воле Государя Великого Князя Генерал-адмирала: 1. Находиться в совершенной подчиненности нашего консула и исполнять его предписания. 2. Стараться изучить японский язык и, с одной стороны, сообщать японцам полезные сведения в астрономии, мореходстве и по искусству кораблестроения и корабельной механики, а с другой — собирать и доставлять нашему Морскому министерству сведения о Японии, которые могут быть в особенности полезны Морскому ведомству, также собирать и сообщать нашим торговым судам, которые будут приходить в Японию, сведения полезные для них собственно в морском отношении. 3. Представлять ежегодно в Морское министерство отчет о Ваших занятиях».
Важная роль отводилась старшему врачу консульства Михаилу Петровичу Альбрехту, 36-летнему уроженцу Эстляндии. После окончания в 1848 г. медицинского факультета Дерптского университета он успел немало поплавать в должности корабельного врача на российских кораблях. Как часто случалось в те годы среди военных моряков, он был талантливым ботаником и коллектором. Впрочем, отличным коллектором был и сам Гошкевич. Альбрехт взял с собой в Японию и жену, которая также любила вести дневниковые наблюдения.
Ничем особенным не проявил себя секретарь консульства В. Д. Овандер, но он и не задержался в Хакодате надолго. А вот письмоводитель Российского императорского консульства титулярный советник Иван Васильевич Махов оставил большой след, и нам еще предстоит в этом убедиться. По приезде в Хакодате он по совету друзей и родных из Петербурга завел дневник, благодаря которому мы много знаем о жизни консульства и его окружения. «Что-то толку вижу мало в моем дневнике, — писал он. — Иное число занимает страницу, половину и четверть, много интересного, много изобличительного, смешного и даже драматического, словом, всячины всякой много, а говорить по дневнику гласно, печатно приходится только или о здешней погоде, которая мучит нас, или о японцах, этом жалком народе в зимнюю стужу». К сожалению, о Махове мало что известно, но его записи наблюдений за японской жизнью, к которым он поначалу так скептически относился, весьма красноречивы.
Об иеромонахе Филарете, построившем в Хакодате первый храм, также сохранилось не много сведений.
Известно лишь, что благочинный Амурского отряда был бескорыстным и целеустремленным человеком. В состав консульства зачислили также юнг-кантонистов Первого учебного флотского экипажа Кронштадта Александра Маленду, Федора Карлионина, Александра Юганова, Зиновия Драчева и Федора Решетникова. Им поручалось как можно быстрее овладеть японским языком, чтобы стать переводчиками.
Несмотря на близость Японии от российских дальневосточных берегов, добраться до Хакодате оказалось не так-то просто. Хотя русских кораблей было предостаточно, но всех командиров донимали собственные заботы: близилась осень, и нужно было найти хорошее место, чтобы переждать зиму. Командир пароходо-корвета «Америка», на который рассчитывали служащие консульства, заявил, что у него нет топлива и ему нужно вернуться в Николаевск-на-Амуре. Тут подвернулся корабль Российско-Американской компании «Нахимов», отправлявшийся в Русскую Америку. Его капитан Бенземан и представитель РАК Эльфсберг согласились по пути зайти в Хакодате и высадить первых русских дипломатов. Тут подошел и клипер «Джигит», который передавался в распоряжение российского консула. Наконец, подготовка к переходу была закончена, и оба судна, выйдя из бухты Святого Владимира, взяли курс на Хоккайдо.
В полдень 24 октября 1858 г. (по старому русскому стилю) или 30 сентября 5 года Ансэй (по старому японскому стилю) «Нахимов» бросил якорь на рейде Хакодате, доставив в Японию первую постоянную российскую дипломатическую миссию. Суровый климат и недостаток земли, удобной для занятий сельским хозяйством, делали Хакодате сравнительно малозаселенным местом. Здесь проживали около шести тысяч человек, большинство семей занимались торговлей.