Русский язык и культура речи: курс лекций

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Они делятся на две группы: первая группа – документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения; вторая группа – документы по поводу каких-либо событий, происшествий, указываются причины какого-либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, не имеет заголовка.

Из рассказа М.Н. Задорнова «Задание выполнено» 1. Объяснительная записка.

«Я агент иностранной разведки – Джон Кайф. Родился по заданию ЦРУ. В совершенстве владею 14 языками, телепатией, йогой, каратэ, самбо… Фотографирую левым глазом. В правом проявляю микропленки… усилием воли могу вызвать землетрясение, цунами и такси… Но вот год назад я получил главное и, к сожалению, последнее задание: незаметно проникнуть на территорию СССР…

И я прошу настоятельно учесть, что я иностранный резидент, хочу добровольно сдаться, поэтому меня надо срочно переправить в соответствующее заведение».

Резолюция: «Гражданин, называющий себя иностранным резидентом,…переправлен нами в соответствующее заведение, где пребывает… с Наполеоном, Александром Македонским и астронавтом с Альфа-Центавра».

Начальнику экономического отдела

Иванову И.И.

от инженера Петровой В.В.

Объяснительная записка

Я, Петрова В.В., опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.

Дата

Подпись

Документы для внешнего пользования называются деловыми письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. ГОСТом для делового письма установлен специальный бланк для писем, содержащий реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись. По функциональному признаку письма можно разделить на 2 группы: письма, требующие ответа (запрос, предложение, рекламация) и не требующие ответа (предупреждение, приглашение).

По тематическому признаку проводится деление на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия, называется деловой, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

По структурным признакам письма делятся на стандартные (по определенному образцу) и нестандартные (ему составитель придает большое значение).

Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу, т. е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер управленческой функции. Деловое письмо состоит из двух частей:

– вступления с изложением причин,

– вывода.

Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. и только потом адрес. В этом случае используется дательный падеж. Если не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.

Нужно помнить, что выражение благодарности в письменном виде считается более правильным, чем по телефону, а некоторые деловые письма, например письма-благодарности, должны быть написаны от руки.

В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки определяет характер, стиль, язык деловых писем.

Искусство делового письма – в строгой функциональности. Образцом является телеграфный стиль. Составитель стремится с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т. е. целесообразное количество информации.

Каждое письмо, как правило, посвящено одному вопросу и располагается на одной странице. Абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы, комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. Фраза содержит основную информацию. В комментирующей части подводится итог – поэтому, таким образом, в результате этого. Средняя длина абзаца составляет 4–6 предложений, каждое последующее предложение связано с предыдущим.