К началу XIX в. награждение орденами (к тому времени их было уже несколько) превращается в один из основных видов офицерских наград; офицерские медали к этому времени, как правило, не чеканятся — офицеры награждаются теми же медалями (за войны и сражения), что и остальные военнослужащие. Постепенно упорядочивается и приводится в систему и поощрение другого вида — прежде всего материального характера (ценными подарками, деньгами, арендами).
Награждение офицеров, находящихся на службе, осуществлялось только по представлении их непосредственного начальства. При этом обращали внимание на то, чтобы офицер не получал дважды одну и ту же награду, для чего с 1802 г. при представлении к награде следовало указывать, какие награды уже имеются у данного офицера. Представление осуществлялось раз в год — в первых числах декабря. Запрещалось представление к наградам состоящих под судом. Никто не мог сам просить награды.
По правилам 1815 г. о награждении во время войны чинами и орденами в представлении требовалось указывать, какие у данного офицера имеются награды, какие подвиги он совершил, был ли ранен и к какой именно награде представляется (если представлялся разжалованный, то прилагался его послужной список и конфирмация на разжалование). Наградные списки составлялись по полкам, бригадам и дивизиям, причем сначала шли пехотные полки, затем — егерские, кавалерийские и артиллерия; штабы соединений помещались в конце соответствующих списков. Внутри списков офицеры располагались по старшинству чинов. Если император находил, что действия представленных к следующему чину или ордену офицеров не выходили за пределы добросовестного выполнения служебных обязанностей, то взамен могло объявляться Монаршее благоволение.
В 1840 г. обращено внимание на то, что выслуга установленного срока со дня последней награды и другие подобные «правила» награждения есть только второстепенные условия для получения ордена и не могут быть основанием для представления к нему, равно как и добросовестное выполнение поручений, не выходящих за пределы крута должностных обязанностей. Ордена полагалось испрашивать только за особые отличия или заслуги, которые и должны были подробно описываться в представлении. С 1826 г. представления к наградам положено было делать раз в году — после инспекторских смотров (за исключением особых случаев).
Существовало положение, по которому офицеры, которым были занесены в формулярные списки взыскания ( «штрафы»), после 3 лет безупречной службы могли представляться к снятию их с исключением из формулярного списка. Однако в 1837 г., поскольку «проступок, единожды сделанный, уничтожить невозможно и показывать не находившимся в штрафах того, кто сему подвергся, несообразно с истиною», было предписано из списков взыскания не исключать, но в виде награды возвращать преимущества, которые терялись лицом, подвергнутым взысканию.
Награды жаловались в порядке постепенности — от низших степеней орденов и более младших орденов к высшим степеням и более старшим орденам. Существовало также положение, по которому (за исключением боевых подвигов) для получения следующей награды должно было пройти не менее 2 лет со дня получения предыдущей, а если за это время был получен следующий чин на вакансию, то 3 года. Это относилось к наградам любого рода — чинам, подаркам, орденам и др. По утвержденному в 1859 г. Положению о наградах по службе предусматривалось 8 видов наград: Высочайшее благоволение, чины, ордена, назначение аренд и пожалование земель, подарки от Высочайшего имени, единовременные денежные выдачи, перевод в гвардию и другие части войск, имеющие преимущество в чинах, золотое оружие. Междунаградный срок оставлен был в 2 года, но он не применялся в случае получения чина за выслугу лет и на вакансию, ордена по статуту (т. е. за конкретные отличия, предусмотренные статутом данного ордена) и боевых наград. Следующий чин в виде награды за отличие по службе можно было получить по выслуге в предыдущем обер–офицерам — 3, а штаб–офицерам — 5 лет, а за особые отличия — 2 и 3 лет соответственно, за боевые подвиги в составе части — 1 и 2 лет, а за личные подвиги — без срока (но из полковников в генерал–майоры — только по Высочайшему усмотрению). Перевод офицеров в гвардию в качестве награды применялся только за военные заслуги (за служебные отличия в мирное время переводились только офицеры артиллерии, служащие в технических артиллерийских заведениях, и офицеры образцовых войск).