С компьютером на ты. Самое необходимое

• Зашифровать — установить пароль на документ. Если вы хотите защитить ваш текст от посторонних глаз, то установите на него пароль, введя его в открывшемся окне (рис. 4.8). При вводе пароля учитывается регистр букв и — самое важное — если вы потеряете (или забудете) пароль, то восстановить его будет невозможно. Если вы установите пароль на документ, то при следующем его запуске появится окно ввода пароля;

• Ограничить разрешения — ограничение возможности редактирования, просмотра или распечатки документа определенными пользователями. Используется такая возможность чаще всего на предприятиях или в организациях, где иногда нужно ограничивать доступ определенных групп сотрудников к некоторым документам. Для более подробного изучения данного вопроса советую обратиться к литературе по Word 2007;

• Добавить цифровую подпись — добавить электронную подпись, подтверждающую подлинность составления документа определенным лицом. Такую подпись можно либо получить у одного из партнеров Microsoft, либо создать собственную. Подробнее о цифровых подписях читайте на сайте http://office.microsoft.com;

• Пометить как окончательный — при выборе этой опции документ будет помечен как окончательный и сохранен;

• Проверка совместимости — при выборе этой опции Word проверит документ на наличие возможностей, которые не поддерживались ранними версиями Word.

Отправить — в данном меню находятся опции по отправке документа в виде сообщения электронной почты, как вложения в сообщение или факс через Интернет. Рассмотрим каждый пункт немного подробнее:

• Электронная почта — отправка документа как сообщения электронной почты. При выборе этой опции откроется программа Почта Windows (либо другая почтовая программа, установленная как программа по умолчанию), окно создания сообщения, где в поле ввода текста будет текст документа;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате PDF — при выборе данной опции также запустится окно создания письма, однако созданный или редактируемый вами документ будет вложен в электронное письмо в формате PDF. Более подробно об электронной почте и о файлах-вложениях рассказано в главе 7;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате XPS — документ также будет приложен к сообщению электронной почты, но в формате XPS;

О форматах PDF и XPS

Формат PDF (расшифровывается как Portable Document Format) — разработка компании Adobe . Документы данного формата можно читать с помощью бесплатной программы Adobe Reader. Ее можно скачать с сайта http:// www.adobe.com или с моего сайта.

Формат XPS (XML Paper Specification) является электронным форматом файла с неизменным макетом. В XPS можно сохранить, например, бланк договора и отправить его по электронной почте. Затем этот документ удобно заполнять и сохранять уже готовые договора отдельными файлами.

• Отправить факс через Интернет — отправка документа по факсу через Интернет. В России данная услуга пока не действует, и на момент подготовки второго издания на странице справки было вывешено объявление, что идет составление списка компаний, с помощью которых можно будет отправлять факсы через Интернет.

Опубликовать — в данном меню содержатся опции, необходимые для публикации документа:

• Блог — размещение теста документа в сетевом дневнике. Поддерживаются несколько популярных сервисов, также есть возможность размещать записи на собственном сайте, который использует специальный «движок» для этого. Более подробную информацию о сетевых дневниках можно найти в главе 8;

• Сервер управления документами — сохранение документов на сервере управления документами. Обычно такие серверы используются на крупных предприятиях и в компаниях, которые имеют несколько офисов в разных городах;

• Создать рабочую область для документов — сохранение документов на удаленном Web-сайте[39].

Закрыть — выйти из Word.

В Word 2010 кнопка Office немного изменилась и разместилась под панелью заголовка (см. рис. 4.2). При нажатии этой кнопки открывается меню (см. рис. 4.4), которое немного отличается от Word 2007. Рассмотрим это меню подробнее.

Сохранить — сохранить документ.