С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит

• Не надо выполнять все, что вы занесли в свой список дел. У кого-то в нем окажется слишком много «я-мог-бы» задач – того, что мы могли бы сделать, но вовсе не обязаны. Идеи, которые мы могли бы протестировать, но ничего страшного не произойдет, если мы это не сделаем. Особенно в суете слишком часто появляются «важные» задачи, после выполнения которых никому нет до них никакого дела. Супер, да?

• Структурируйте свои заметки. Рассортируйте, например, долгосрочные проекты отдельно от краткосрочных. Или отделите личные задачи от рабочих. Подумайте, какая именно структура облегчит вам визуальное восприятие списка задач.

• С этого момента выбирайте каждый день одну задачу и завершайте ее. Если время осталось, тогда принимайтесь за следующую. В течение дня возникает другое – важное – задание? Не беда! Недатированные задачи теперь будут путешествовать вместе с вами в следующий день. И в следующий тоже. Это сэкономит вам много времени, потому что вам больше не придется переписывать незаконченные задачи снова и снова. И это избавляет от разочарований, потому что незавершенные дела больше не бросаются нам в глаза.

«Хорошая идея, – возможно, скажете вы, – но я просто не могу поверить в то, что у меня когда-нибудь будет время на все те задачи, которые я запишу в свой плавающий список дел». Да, вы правы! Столь прекрасного записывания всех наших недатированных задач недостаточно для того, чтобы они сами себя решили.

И это тот самый момент, когда нам необходимо расставить приоритеты: не с помощью ABC-категорий или различных корзин для разных документов, а с помощью простых вопросов:

1. Что это принесет мне/команде/компании в дальнейшем, если я сейчас выполню эту задачу? (Где откроются новые возможности?)

2. Какая из задач может навлечь на меня гнев, если я не выполню ее вовремя? (Что сейчас горит?)

3. Какая задача даст мне заряд энергии, если я ее выполню? (И окрылит меня на выполнение остальных заданий.)

4. Что принесет мне наибольший выигрыш (в денежном или ином эквиваленте)?

Начните утро с того задания, которое отвечает на один из этих вопросов. Возможно, после того как вы разогреетесь, потратив тридцать минут на обработку электронных писем и завершение одной небольшой, но интересной «я-мог-бы» задачи.

Таким образом, в течение рабочего дня вы точно справитесь с тремя-пятью важными задачами и в то же время завершите парочку воодушевляющих «я-мог-бы» заданий. Если появятся другие важные задачи, не беда! Не требующие спешки задачи спокойно отправятся с вами в следующий день.

На основе данных четырех вопросов добавьте в ваш календарь временные островки. Это означает, что вы должны отвести конкретное время под задачи, которые вы обязательно-обязательно-обязательно должны выполнить к конкретному сроку. Потому что у вас, например, есть дедлайн и вы, соответственно, должны выполнить задачу до его наступления. При этом у вас всегда бывают и несрочные задачи, которые вполне могут подождать под столом.

Важно: чем больше в вас креативного хаоса, тем суетливее и изменчивее ваши будни – и тем больше воздуха и пространства вам необходимо закладывать на различные спонтанные задачи при планировании вашего рабочего дня.

Скорая помощь

Проверьте себя: хаотичный или систематичный?

Между прочим, то, как вы организовываете себя и свои задачи, во многом зависит от того, в каком из «миров талантов» вы чувствуете себя как дома. Вам необходим творческий хаос, чтобы добраться до вершины? Или структурированность и постоянство процессов дают вам необходимую опору для продуктивности? С помощью нашего короткого теста вы узнаете, какой тип организации вы используете и как это влияет на ваше управление временем[11].

Пожалуйста, прочитайте следующие утверждения и выберите один из предложенных вариантов ответа.

Подсчет результатов

Пожалуйста, подсчитайте, сколько вы набрали:

Результаты:

Больше всего: Доктор наук Анна-Лиза Логичная – вы любите жонглировать цифрами, датами и фактами, вы знаете точный баланс на ваших банковских счетах, любите говорить четко и по делу, цените детали и ненавидите неэффективную трату времени или денег. Вы точно рассчитываете свои расходы и стремитесь четко прописывать отдельные шаги в каждой из ваших задач. Опоздания и непредвиденные обстоятельства вызывают у вас ужас.

Больше всего: Оттмар Упорядоченный – вам нравится находиться в аккуратном и чистом пространстве, зная, что все вещи стоят на своих мечтах. Вы любите четко структурировать ежедневные процессы, строить планы и пытаетесь придерживаться их. Вы предпочитаете работать с чек-листами и доверяете уже проверенным решениям. Рутина приносит вам чувство стабильности. Непредвиденное же, напротив, легко выбивает вас из колеи.