Адмиралтейство должно было знать скорости всех транспортов, чтобы распределять их по тихоходным или быстроходным конвоям. Скорость конвоев ONS составляла 7,5 узлов.
Когда Адмиралтейство подбирало корабли для очередного конвоя, оно сообщало их названия офицерам контрольной службы ВМФ в каждом порту. Они должны были наблюдать за этими судами. Одновременно им сообщался маршрут конвоя и точка рандеву, в которой он формировался.
Получив эту информацию, контролер приступал к работе, и вскоре он мог сообщить в Адмиралтейство, когда именно будет готова к выходу его часть конвоя. Ему приходилось учитывать время перехода от данного порта до точки рандеву и наличие эскортных кораблей, которые обеспечивали безопасность этого перехода. Адмиралтейство передавало эту информацию командующему Западными Подходами. Он выбирал эскортную группу, которая встречалась с транспортами в точке рандеву и сопровождала их через Атлантику.
Но и это еще не все. Обо всех этих деталях следовало проинформировать 15-ю группу Берегового Командования КВВС, чтобы она могла подготовиться и обеспечить воздушное прикрытие конвоя на пути через Атлантику, пока он находится в пределах радиуса действия ее самолетов.
Перед выходом в море все шкиперы торговых судов вызывались на совещание с участием офицера контрольной службы ВМФ в данном порту и представителя 15-й авиагруппы. На совещании в Ливерпуле также должен был присутствовать коммодор конвоя и командир эскорта, если он присутствовал. Иногда такое совещание посещал лично командующий Западными Подходами, хотя чаще его заменял начальник штаба или офицер контрольной службы ВМФ.
Перед началом совещания каждый шкипер получал письменные приказы, касающиеся ордера и порядка перехода конвоя, а также свод сигналов. После завершения обсуждения этих вопросов коммодор объяснял свой план действий в случае каких-либо осложнений.
Должность коммодора конвоя была новой. Во время Первой Мировой войны командир эскорта отдавал приказы и каждому судну конвоя. Эта схема оказалась неудовлетворительной, поэтому была введена должность коммодора конвоя в качестве связующего звена между командиром эскорта и капитанами торговых судов. Коммодорами обычно служили отставные офицеры флота в звании адмирала.
Коммодор находился на одном из транспортов и отвечал за управление конвоем. Именно он располагал суда в ордере и следил, чтобы они сохраняли строй. Он также отдавал приказы на выполнение всяческих маневров, таких, как противолодочный зигзаг, изменение курса, маневр уклонения, вообще все, что мог потребовать командир эскорта. Теперь командир эскорта отдавал приказы конвою через коммодора, а капитаны торговых судов сообщали коммодору о своих проблемах, и уже он передавал это командиру эскорта.
Вспоминает один из коммодоров:
«Положение коммодора напоминало положение старого барана во главе стада овец. Если командующий оперативной зоной узнавал о потенциальной угрозе конвою, его агнцам, он сразу свистел своей верной овчарке — командиру эскорта. Командир эскорта передавал известие коммодору, который собирал стадо и поворачивал прочь от угрозы. Верная овчарка подгоняла отставших и всегда была готова отогнать голодную волчью стаю подводных лодок».
После того как офицеры заканчивали излагать информацию, капитаны должны были задавать вопросы. В дружеской, неформальной атмосфере капитаны охотно обсуждали проблемы, с которыми они могли столкнуться. Офицеры ВМФ старались убедить их, что Королевский Флот сделает все возможное для защиты транспортов, что он понимает их трудности. Таким путем командование ВМФ старалось вселить уверенность в капитанов торговых судов, и это ему удавалось.
Большинство торговых судов было окрашено в серый цвет, а названия были закрашены. Первое было совершенно понятно — камуфляж, вторая мера должна была затруднить командирам подводных лодок правильно определить тоннаж атакованного судна. При стоянке в порту на борту вывешивалась доска с названием, что позволяло найти судно всем, кому это было нужно. При выходе в море эта доска убиралась.
Конвой пересекал Атлантику в нескольких кильватерных колоннах. Обычно в колонне шло по 4 судна. Дистанция между судами в колонне в конвое ONS-5 составляла 800 ярдов, интервал между колоннами равнялся 1000 ярдов. Согласно принятой тактике, командир эскорта мог уменьшить интервал между колоннами до 600 ярдов при атаке вражеских самолетов. Когда ONS-5 попал в туман, коммодор приказал сократить интервал до 400 ярдов.