Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно

Служебные – на этой вкладке осуществляется ввод служебных сведений о данном контакте. В соответствующих полях указывается наименование и адрес (страна, город, индекс) организации, название должности и отдела, номер комнаты (служебного кабинета), служебные телефон, факс и пейджер. В поле IP-телефон можно указать IP-адрес компьютера – это позволит соединиться с компьютером данного человека напрямую (правда, новичок самостоятельно этого не сделает – придется обращаться за помощью к специалисту или хотя бы просто к более опытному пользователю). В поле Служебная веб-страница указывается адрес служебной веб-страницы, на которую можно быстро перейти с помощью кнопки Перейти (опять же – если есть подключение к Интернету).

Личные – здесь можно указать личные данные адресата: пол, наличие семьи и детей, дата дня рождения, а также дата ближайшего юбилея адресата. Чтобы ввести информацию в поле Дети , необходимо сначала нажать кнопку Добавить , которая расположена справа от данного поля, после чего с клавиатуры ввести требуемую информацию.

Другие – на этой вкладке в поле Примечание можно ввести дополнительные сведения об адресате или какие-то заметки.

NetMeeting – здесь указывается информация, необходимая для проведения конференций. Поскольку для новичка это слишком сложно, мы не будем в этой книге подробно останавливаться на данной теме.

Сертификаты – на данной вкладке ведется список сертификатов для данного адресата. Механизм сертификатов используется для дополнительной защиты электронной корреспонденции.

После ввода всех необходимых сведений о создаваемом контакте следует нажать кнопку ОК . Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

При большом количестве адресатов можно объединять их в группы. Это удобно, например, когда необходимо отправить одинаковое сообщение на несколько разных адресов. В данном случае достаточно будет просто указать группу адресатов, а не вводить каждый адрес отдельно. Для создания группы следует воспользоваться командой главного меню Файл -> Создать группу либо нажать комбинацию клавиш Ctrl + G ; также для этого предназначена команда контекстного меню Создать -> Создать группу .

При выполнении данной команды на экране открывается окно Свойства (рис. 2.33), состоящее из двух вкладок: Группа и Подробности о группе .

Рис. 2.33. Создание группы адресатов

На вкладке Группа с клавиатуры вводится название группы и формируется состав группы. Для добавления нового участника следует воспользоваться кнопкой Выбрать – при нажатии на нее на экране открывается окно Выберите участников группы , в котором осуществляется поиск и выбор участников. С помощью кнопки Создать контакт можно включить в состав группы адресата, который на данный момент отсутствует в адресной книге; при этом он автоматически будет добавлен в адресную книгу. Порядок создания контакта описан выше.

Кнопка Удалить предназначена для удаления из группы участника, на котором в списке установлен курсор; при этом из адресной книги этот контакт не удаляется. При нажатии на кнопку Свойства осуществляется переход в режим просмотра и редактирования расширенной информации о текущем участнике группы.

Возможности программы предусматривают включение в состав группы нового участника без занесения его в адресную книгу. Для этого следует ввести с клавиатуры имя этого участника в поле Имя , и его электронный адрес – в поле Электронная почта , после чего нажать кнопку Добавить . В результате новый участник будет включен в группу, но в адресной книге при этом будет отсутствовать.

На вкладке Подробности о группе вводится дополнительная информация о создаваемой группе контактов. В соответствующих полях с клавиатуры вводится адрес группы, город, страна, область (край), почтовый индекс, телефон и факс. В поле Примечания с клавиатуры вводится дополнительная информация произвольного характера. В поле Веб-страница можно ввести полный адрес веб-страницы создаваемой группы. Для немедленного открытия этой страницы следует воспользоваться кнопкой Перейти . При этом необходимо помнить, что для перехода на веб-страницу обязательно наличие действующего подключения к Интернету.

Завершается процесс создания группы нажатием кнопки ОК . С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.