Секретарское дело

2) показ слайдов – Скрыть слайд или нажать кнопку;

3) номер слайда будет зачеркнут;

4) показать скрытый слайд – Переход / Скрытый.

Управление ходом демонстрации осуществляется мышью или специальной кнопкой на экране. При этом открывается меню, которое позволяет гибко управлять процессом демонстрации слайдов.

Например, Указатель / Перо – можно рисовать на экране, чтобы его «положить», надо снова выбрать стрелку.

Экран / Стереть карандаш – можно стереть заметки, сделанные пером.

Основные правила:

1) все должно быть просто;

2) текст легко читаем и понятен;

3) краткие лаконичные фразы;

4) тезисы;

5) докладчик дает пояснения;

6) размер текста – зависит от величины экрана и аудитории никогда не меньше 14

Придерживайтесь одного фона. Фон – это декорация для информации.

Установите декорации и больше их не трогайте!

Если вы пользуетесь проектором:

1) светлый текст на полутемном фоне;

2) свет притягивает взгляд;

3) старайтесь ослепить публику не графикой и стилем, а информацией. Содержание в данном случае важнее формы;

4) не выравнивайте маркированный список по центру. Это делает текст неровным и сложным для чтения.

Помните!

• Избегайте заглавных букв, сложно читать.

• Одна из основных ошибок при создании презентаций состоит в большом количестве информации на экране. Аудитория будет отвлекаться на чтение текста, а не слушать докладчика, как вы сейчас и делаете. Говорят, публика более восприимчива к словам, а не тексту.

Рис. 8. Горячие клавиши для PowerPoint.

7.2.1.4. Microsoft Access

В каждой области деятельности создаются собственные базы.

База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области человеческой деятельности.

С точки зрения компьютера, база данных физически представляет собой файл базы данных. В MS Access такой файл имеет расширение. MDB. Сама база данных состоит из определенного количества таблиц В свою очередь, таблица состоит из полей (столбцов), содержащих данные одинакового типа или предназначенных для их ввода. Например, если вы создали поле Адрес, значит в нем должны храниться адреса, но никак не фамилии, которые следует помещать в свое отдельное поле – Фамилии, также предварительно созданное. Такой принцип размещения данных позволяет максимально использовать возможности системы управления базами данных, например, сортировку, запросы и т. д.

Прежде чем приступить к изучению программы MS Access необходимо уяснить некоторые понятия, применяемые в программе.

Таблицы служат источником данных для запросов, форм и отчетов. Запрос – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц. В MS Access может использоваться несколько типов запросов: для отбора, добавления или удаления данных. Для описания запроса используется стандартный язык SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Он является стандартом для многих программных продуктов, особенно СУБД, но это уже область деятельности программистов, поэтому в MS Access используется представление запроса в виде диалогового окна. Все его элементы соответствуют определенным командам SQL, хотя пользователь может об этом даже не знать. Зато программист всегда может перейти от диалога к хорошо известным ему командам.

Запрос удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. Можно считать, что запрос – это та же таблица, только создаваемая в памяти компьютера на время работы программы. В запросе можно создавать вычисляемые поля, которых нет в исходных таблицах, сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.

Форма представляет собой окно диалога или документ в электронном варианте. Любой пользователь работает со множеством диалоговых окон в программах, сконструированных для Windows. В MS Access пользователи сами могут создавать для себя окна не хуже фирменных, но именно с той информацией, которая им необходима. Форма может представлять собой документ, который надо выводить на печать. Служебные элементы формы не распечатываются, и пользователь получает на бумаге полноценный документ.

Отчет – средство создания сложных (в частности многостраничных) документов и вывода их на печать. Отчеты создаются на основе форм или отдельно, при помощи специальных средств. Особенность отчета заключается в том, что он формируется каждый раз заново, после того, как пользователь захочет его открыть. Поэтому иногда приходится ждать несколько секунд, пока форматирование отчета будет завершено. Зато в отчетах всегда присутствует актуальная информация.