Секретарское дело

Если вы хотите, чтобы полученное письмо прочитали другие лица, перешлите его им, не набирая это письмо заново. Выбрать из папки Входящие нужное и открыть. Выберите команду Переслать. Откроется окно Написать письмо. В окне будет содержаться пересылаемое письмо. Заполните заголовок письма; если требуется, внесите в него свои комментарии и отправьте.

При неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Это схематическое изображение человеческого лица для передачи эмоций (Smileys) и слова, сформированные из первых букв словосочетаний, которое оно заменяет (акронимы).

Smileys

:) – улыбка;

;) – подмигивание;

:(– хмуриться;

:– D – смех;

:– X без комментария;

: (– плач;

:-> – сарказм;

=:О– удивление.

Акронимы – это слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;

MSG (Message) – послание;

JIC (Just in case) – при случае;

CUL (See you later) – встретимся позднее;

FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;

IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

BTW(By the way) – между прочим;

(Grin) – усмешка, ухмылка;

BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

GTG (Got to go) – готов идти;

LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;

WTG (Way to go) – куда идти, направление;

JIC (Oh, I see) – мне все понятно;

TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Вложения

Одна из причин популярности электронной почты – это, вероятно, возможность пересылки файлов. К любому почтовому сообщению можно «прикрепить» один или несколько файлов разумного размера, а получатель его может «открепить» и использовать их. Такие файлы называются вложениями. Говоря о «разумном размере», имеют в виду, что суммарный размер вложения не должен быть слишком большим. Вложение до 300 Кбайт можно считать нормальным, от 300 до 900 Кбайт – большим, от 900 Кбайт – очень большим. Если все же необходимо отправить большой файл, то лучше «разрезать» его на части по 100–200 Кбайт с помощью какой-нибудь подходящей программы, например ARJ, и отправить в нескольких письмах. Избежать больших размеров вложения помогает так же упаковка (архивирование) файлов. Некоторые файлы в упакованном виде имеют размер, составляющий 2–5 % от исходного. В Интернете чаще всего используют упаковщик ZIP.

Полученное вложение можно открыть или сохранить на жестком диске компьютера. Для открытия вложения достаточно после щелчка мышью на значке скрепки в Outlook Express или обозначением прикрепленного файла после письма в почте Яндексе или Рамблере, переместить указатель мыши на имя файла и щелкнуть еще раз.

Сохранить вложение можно двумя способами.

1. Для сохранения вложения можно открыть полученное сообщение в отдельном окне. Для этого необходимо дважды щелкнуть на нем мышью. Вложение будет находиться в нижнем текстовом поле под темой сообщения. Далее надо щелкнуть на значке вложения правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Сохранить как. Откроется окно Сохранить вложение как…, в котором необходимо выбрать диск и папку для данного файла. Если в письме содержится несколько вложенных файлов, то можно сохранять их по одному, или выбрать пункт Сохранить все…

Если в папке Входящие выделить письмо, то в нижней части окна появится текст письма. Если в письме есть вложение, то в правом верхнем углу будет значок со скрепкой. Если щелкнуть на скрепке мышью, то появится меню, в нижней части которого будет пункт Сохранить вложения.– (см. рис. 5.59).

Кодировка

В Интернете сосуществуют несколько кодировок русского языка. Эта проблема актуальна и для электронной почты. При наличии затруднений с чтением письма надо сменить кодировку.

В Outlook Express для этого необходимо открыть сообщение в отдельном окне, дважды щелкнув на нем мышью. Затем в этом окне в меню Формат нужно выбрать пункт Вид кодировки 4. В следующем открывшемся меню текущая кодировка будет отмечена точкой. Попробуйте выбрать другую кодировку кириллицы. Если в этом меню нужной кодировки нет – переместите указатель мыши на пункт Дополнительно 4. После выбора правильной кодировки письмо должно стать читабельным.

К сожалению, иногда сообщения приходят в таком виде, что никакие перекодировки не помогают.