Секретарское дело

Но если возникает необходимость подарить что-нибудь к юбилею, празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря. Выбор подарка – дело серьезное. По подарку судят фирме, о вас, вашем вкусе, респектабельности, значительности. Поэтому, конечно, надо хорошо понимать, когда можно ограничиться календариком с логотипом, а когда преподнести что-то более значительное. Причем не обязательно дорогое, можно просто оригинальное.

Так как к руководителю могут регулярно заглядывать гости и ли партнеры, секретарю нужно иметь запас подарков, а также фирменной или просто красивой бумаги, ленты, скотч, пакеты.

Уже для первой встречи с иностранными или иногородними партнерами в офисе секретарь готовит сувениры.

Необязательно, чтобы это были дорогие подарки (ручки, часы и т. п.). Подойдут хорошо изданные календари, книги о городе, где находится фирма, красивые фирменные папки с вложенными буклетами и блокнотами, национальные сувениры.

В любом случае секретарь должен подготовить руководителю ответный подарок для партнера.

Правила, определяющие уместность того или иного подарка, сильно зависят от традиций страны, а те в свою очередь – от ее местоположения. В деловых кругах выработан определенный ритуал дарения, определен круг товаров, рассматриваемых не как взятки, а как подарки. К ним относятся календари, записные книжки, зажигалки, фирменные авторучки, а на Рождество – алкогольные напитки.

Со спиртными напитками надо быть осторожными. Прежде всего вам следует выяснить, пьет ли вообще то лицо, которому вы преподносите спиртное, и что пьет.

Надо не просто дарить то, что он пьет; ваш напиток должен обязательно относиться к числу его любимых. Если дарите спиртные напитки, то они обязательно должны быть в упаковке.

Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой эмблемы вашей фирмы либо инициалов того, кому предназначается подарок.

Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров обычно используют: ежедневник, календарь, записную книжку, ручку, брелок, зажигалку, почтовый набор, пепельницу, визитницу и другие предметы, необходимые в деловой жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.

Ценные подарки делятся на два вида:

• подарок организации;

• подарок главе организации.

Случаи вручения подарков:

• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;

• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой организации;

• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);

• международные праздники (Рождество и Новый год);

• профессиональные праздники:

значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.

Случаи вручения сувениров:

• презентация продукции;

• представление продукции на выставке;

• проведение семинаров и конференций;

• деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;

• профессиональные праздники;

как благодарность клиентам и партнерам.

Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:

• VIP – для особо важных персон;

• Business – для бизнесменов;

• Promotion – при продвижении по службе;

• имиджевые подарки – для повышения деловой репутации.

Не рекомендуется:

• дарить очень дорогие вещи, так как это может поставить человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки близким родственникам.

• дарить очень дешевые подарки, потому что это уже рассматривается как скупость и пренебрежение к получателю.

• дарить вещи, которые могут быть истолкованы как некий нелицеприятный намек, приобретающие в данном, конкретном случае двусмысленное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак» молодоженам;

• дарить то, что вряд ли может пригодиться, даже если это вещь хорошая и дорогая. Например, не стоит дарить спиннинг человеку, не зная, как он относится к рыбалке. Нельзя дарить вещи исключительно по той простой причине, что они вам самим не нужны. Не стоит дарить и то, что вам очень нравится, но к чему другой совершенно равнодушен – например, дарить щенка только потому, что у вас в квартире есть собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не представляете, как это люди могут жить без общества братьев наших меньших.

• дарить мужчине сладости и цветы, если он не празднует юбилей. Предметы туалета дарят только близким родственникам;

• дарить женщинам зажигалки, пепельницы – в общем, любые предметы, связанные с курением – независимо от того, курит она или нет;

• дарить женщинам крепкие напитки, в том числе крепленые вина;

• дарить женщине ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку – любые вещи для стряпни, стирки или уборки.