Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структур

Использование этой группы методов стимулирует творчество, повышает ответственность, качество и скорость работ по улучшению бизнес-процессов. В результате применения эти методы позволяют разрабатывать инновационные эффективные решения, что приводит компанию к лидирующим рыночным позициям.

4.5. Базовые методы анализа и оптимизации бизнес-процессов

Для получения наилучшего результата применения методов анализа и оптимизации бизнес-процессов необходимо определить, какие из них целесообразно использовать в первую очередь. Как показывает практика, приоритетную группу составляют методы (будем называть их далее базовыми), несложные в применении и подтвердившие свою эффективность в проектах по улучшению бизнес-процессов российских компаний. Использование методов, не вошедших в эту группу, оправдано уже тогда, когда все возможности базовых методов и инструментов исчерпаны.

Далее будут рассмотрены:

•   метод «5S»;

•   метод пяти вопросов;

•   метод параллельного выполнения бизнес-процессов;

•   метод устранения временных разрывов;

•   метод разработки нескольких вариантов бизнес-процесса;

•   метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса;

•   метод согласования результатов процесса с требованиями клиентов;

•   метод интеграции бизнес-процессов с процессами клиентов и поставщиков;

•   семь простых инструментов качества — 7QC;

•   метод причинно-следственного анализа;

•   метод минимизации устной информации;

•   метод стандартизации и улучшения форм сбора и передачи информации;

•   метод организации точек контроля в бизнес-процессе;

•   метод функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов (ФСА);

•   метод пооперационной калькуляции себестоимости (Activity Based Costing — ABC).

Применение базовых методов приводит к улучшению одного или нескольких внешних базовых показателей бизнес-процесса: активности, стоимости, времени и качества.

4.5.1. Метод «5S»

5S — метод организации рабочего пространства, целью которого является оптимальная организация рабочих мест, поддержание порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

Эта технология, состоящая из 5 шагов, возникла в Японии в середине XX века и, получила название по первым буквам японских слов (приведена их транслитерация):

•   Seri (сортировать);

•   Seiton (ставить на место);

•   Seisi (сиять);

•   Seiketsu (стандартизовать);

•   Shitsuke (поддерживать).

Проще говоря, метод «5S» подразумевает наведение и поддержание порядка на рабочих местах, что приводит к улучшению всех внешних ключевых показателей бизнес-процессов: активности, стоимости, времени и качества.

Рис. 4.14. Пример организации размещения инструмента на рабочем месте по технологии «5S»: слева — как было, справа — как стало

В российских компаниях метод «5S» наиболее активно применяется в процессах производства и складирования. Благодаря ему многие российские заводы снизили издержки, связанные с использованием инструмента, оснастки и оборудования, а также повысили качество производимой продукции, уменьшили сроки ее изготовления, повысили производительность бизнес-процессов. На рис. 4.14 приведен пример оптимизации рабочего пространства по методу «5S» на заводе.

Здесь, в рамках проекта внедрения метода «5S», была сформирована рабочая группа, изучавшая рабочие места в цехах и фиксировавшая беспорядок при помощи фотосъемки. Сделанные фотографии обсуждались созданным Комитетом по системе «5S», после чего принималось решение о целесообразности наведения порядка и стандартизации на рабочем месте. В случае положительного решения разрабатывалась новая схема и фотография рабочего места «как надо», которая включалась в стандарты и процессные регламенты. Результаты регулярного аудита и контроля рабочих мест нашли свое отражение в системе оплаты труда. В итоге, завод добился соблюдения установленного порядка.

На рис. 4.15 приведен пример применения технологии «5S» в процессах складирования торговой компании.

Рис. 4.15. Пример организации размещения складского оборудования по технологии «5S». Маркировка на полу указывает: местонахождение стендов — слева, зону парковки инструментальной тележки — справа

Изначально все внешние показатели процесса были проблемными: низкая проходимость склада, регулярные ошибки при наборе заказа, большие время и стоимость набора. Однако после назначения на должность начальника склада отставного офицера базовые показатели процесса резко изменились в лучшую сторону. Оказалось, что он изучил опыт работы успешных западных компаний, проанализировал его, сравнил с ситуацией в компании, и применил лучшее — навел на складе порядок. Тем самым, начальник склада применил метод «5S».

4.5.2. Метод пяти вопросов

Метод пяти вопросов, как следует из названия, состоит в том, чтобы участники рабочей группы по улучшению на основе разработанной процессной схемы «как есть», последовательно, по каждому процессу ответили на пять вопросов (см. табл. 4.9).