Семейный бизнес по-русски

Вот простой пример. Утром входишь в кабинет, рабочее место завалено оставшимися с вечера неразобранными бумагами, неподписанными актами, договорами, спецификациями, которые необходимо прочитать и дописать необходимую информацию, электронка пестрит письмами заказчиков с просьбой разобраться, что у них с тиражом, телефон разрывается, вызывая то на одну печатную машину, то на другую. А на повестке дня – новые сделки с клиентами, контроль над отгрузкой продукции и разрабатываемый макет рекламного проспекта, который обязательно должен быть готов к завтрашнему дню, чтобы успеть выйти к выставке. А кроме этого, уже не первый месяц пылится сверка с крупным заказчиком, которую необходимо проверить с учетом недоотгруженной и недопроизведенной продукции. Голова раскалывается, ты пытаешься успеть все сразу, как результат – к четырем часом понимаешь, что за последний час всего все равно не переделать, захватываешь рекламный проспект на дом доделывать, сверку снова запихиваешь в дальний угол, чтобы не мусолила глаза и не мучила твою совесть, и отправляешься домой, прекрасно сознавая, что вечер проведешь не с приятелями за чашкой чая, а за разработкой рекламного проспекта. Извинить, собственно говоря, некого. Твое неумение справиться с дневной нормой работы. И так изо дня в день на протяжении нескольких месяцев, и не только у кого-то одного, весь отдел вертится как белка в колесе, катастрофически опаздывая сделать нужную работу в срок. Так продолжалось первые два года и моей работы на комбинате, пока я не поступила на курс МБА и не узнала, что такое тайм-менеджмент. Простые техники экономии времени, успешно применяемые во всем мире, позволили и мне справиться со своей проблемой. Самое интересное, что любой иностранный клерк обязан знать основные способы управления временем и успевать сделать порученный объем работы в свое рабочее время. Во многих иностранных компаниях работа в офисе после окончания рабочего дня наказывается административными штрафами – значит, ты не сумел достаточно эффективно справиться с заданиями во время отведенного тебе отрезка времени. У нас, к сожалению, переработки приветствуются и даже считаются чем-то необходимым в работе трудолюбивого сотрудника. Моя подруга год работала в одной торговой компании практически без выходных, по 12 часов. Невыход в субботу там приравнивался к саботажу, а уход ровно в 18–00 считался демонстрацией своего неуживчивого характера и отсутствия коллективного духа. Так что и в этой области нам есть чему поучиться у иностранцев.

Итак, что такое тайм-менедждмент? В переводе с английского это потихоньку приживающееся у нас слово означает «управление временем». На деле же это ряд техник и приемов, успешное применение которых позволит вам экономить время, планировать ваши действия и все делать в срок, это приобретенное умение чувствовать время, попадать в его такт. Тайм-менеджмент полезен как в работе, так и дома, он позволяет больше успеть, обрести долгожданный отдых, свободное время, когда можно полностью расслабиться и ни о чем не думать.

Приживается тайм-менеджмент достаточно трудно, поскольку на первых порах приходится в буквальном смысле этого слова заставлять себя вести хронометраж, т. е. каждые 30–40 минут записывать, что сделано за пройденный отрезок времени. Занятие нудное, его очень не хочется делать, но без этой фотографии рабочего или домашнего времени невозможно что-либо изменить. Хронометраж необходимо вести как минимум дней 20–30, просто потому, что первое время карта будет наполовину пустой, про хронометраж, несмотря на все напоминалки, порой просто забываешь. Главное – не бросать начатое, и тогда к концу второй недели вы привыкнете на 2 минуты в час отрываться от дел и записывать сделанное.

Приблизительно хронокарта (табл. 1) может выглядеть следующим образом, удобно ее завести в электронной таблице Ехсеl.

Подобная фотография рабочего времени позволяет решить несколько основных проблем любого предпринимателя – мы часто делаем не свою работу, боясь делегировать, честно считая, что никто, кроме нас, ее лучше не сделает. Но тогда это путь в никуда, ваша организация без доверия к подчиненным развиваться не сможет. Чтобы расти, нужно доверять, контролируя определенные моменты, проверяя правильность пути.