Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности

Такую же аналогию Линда провела с тремя основными документами (она будет особенно понятна жителям США). «Стратегическая цель» — ваша Декларация независимости, наказ на светлое будущее. «Основные принципы работы» — своего рода Конституция, набор инструкций для принятия решений в будущем. «Методы работы» — законы, правила вашей игры. Разве можно представить себе правительство без документально оформленных основ его организации? Почему же в вашем бизнесе, работе или личной жизни должно быть иначе?

Вначале вы создаете «Стратегическую цель», потом «Основные принципы работы». Они дают вам точку опоры, помогают придерживаться верного курса. Их разработка и сопоставление не отнимут у вас много времени. И только потом вы начнете работать над «Методами». Именно на них вы потратите больше всего времени. Повторюсь, внесение изменений в систему — ее совершенствование, а их документирование — метод работы.

Сделать нужно самую малость

Вскоре после того, как в моей голове «загорелась лампочка», я понял, что создание необходимой документации — процесс небыстрый. Временами он даже кажется нудным: очевидно, что создание перечня всех систем займет какое-то время. «Методы работы» написать гораздо сложнее, чем два других контролирующих документа.

Не понаслышке я знал, что именно так все и происходит в отрасли телефонных справочных служб: немногие владельцы бизнеса смотрят на свои компании со стороны и сверху. Они запутались во внутренних механизмах, «охотятся за кротами», появление которых всегда неожиданно, но неизбежно. Я понял, что так происходит не только в нашей отрасли. Очень немногие компании малого бизнеса документально закрепляют свой курс, но еще меньше ведут хронику рабочих процессов.

Почему так? Я задумался. Если эта методика так проста и эффективна, почему ее не придерживается большинство владельцев малого бизнеса? Возможно, работа над документацией слишком сложна? Слишком трудоемка? Вот где собака зарыта! Сделать нужно самую малость — вот неопровержимое доказательство эффективности моей методики! Это открытие вызвало у меня огромное желание взяться за создание списка задач. Если я должен определить четкое направление, довести до совершенства все процессы, а затем поддерживать их идеальную работу, создание описательного документа абсолютно логично. А следующим неизбежным шагом станет принятие необходимых мер для того, чтобы все сотрудники придерживались инструкций.

Мой следующий шаг был очевиден. Но создание документов зай­мет время, которое я мог бы потратить на попытки удержать бизнес на плаву. В ходе улучшения процессов и разработки документов нельзя забывать о потребностях компании. Я задумался, где мы возьмем время на все это. А потом понял, что этот вопрос теоретический. Мы должны это сделать, иначе компания потерпит крах. Если же нам это удастся, то процветание не за горами. Итак, я проглотил горькую пилюлю, понимая, что нам предстоит серьезная работа. Нужно создать документы: пусть это не очень интересно, зато эффективно. Я с головой погрузился в работу.

Создайте себе мотивацию

Помните: нет такой кнопки, нажав которую можно резко изменить все аспекты в лучшую сторону. Документирование систем требует внимания и времени. Но вы уже работаете много и усердно. В чем тогда смысл? Просто скажите себе, что еще какое-то время нужно работать в таком же темпе. Подумайте о подвигах. Да, создание документации может показаться скучным. Но если у вас хватит сил довести процесс до конца, вы совершите настоящий подвиг.

Подготовка ведет к контролю

Да, создать документацию будет сложно, но как только она будет разработана и внедрена, ваша рабочая нагрузка значительно снизится. Когда-то я работал по сто часов в неделю, теперь — по два. (С другой стороны, если вы хотите или вынуждены по-прежнему работать много, почему бы не повысить количество и качество конечного продукта? Для продавца это означает заработать больше денег, для менеджера — быстрее подняться по карьерной лестнице.)

У вас появится больше времени на подготовку, а именно она обеспечит контроль над событиями будущего и поможет повысить эффективность. Та, в свою очередь, даст больше свободного времени, часть которого вы сможете вложить в дополнительную подготовку. Это полная противоположность закону убывающей эффективности. Это закон возрастающей эффективности: цикличный механизм, который основан на постоянно улучшающихся результатах.

Главное препятствие для качественной подготовки — нежелание тратить на нее необходимое время! В самом начале, даже если вы уже четко осознали, что вся жизнь состоит из систем, нужно запастись терпением и поддерживать самодисциплину. Необходимо шлифовать методы работы, пока у вас не начнет появляться свободное время и не придет процветание. Глубоко в душе вы начнете понимать, что действуете верно. Когда появятся результаты — а они не заставят себя долго ждать, — вы станете фанатом ведения документации.