Склад: логистика, управление, анализ

Точное знание затрат необходимо для планирования расходов и может пригодиться, например, при переговорах с фирмой, берущей на себя техническое сопровождение информационной инфраструктуры вашего предприятия. Допустим, вы подсчитали, что содержание одного рабочего места обходится предприятию в 1000 долларов в год. Если вам предлагают платить за поддержку рабочего места больше или меньше, вы можете принимать решение не вслепую, как это часто бывает, а вполне осознанно.

Сопровождение другой фирмой выгодно, так как выгоднее иметь дело не с зарплатами и налогами, а оплачивать услуги, списывая расходы на основное производство, тем самым уменьшая прибыль, минимизируя налоги и т. д.

При принятии решения вести разработку программ самостоятельно, должны быть четко специфицированы сроки, результаты и деньги, ибо в случае неудачи спрашивать будет не с кого.

Не спрашивайте главного бухгалтера

Яростными противниками современных логистических систем обработки информационных потоков чаще всего бывают главные бухгалтеры предприятий. Получив однажды слабенькие программы механизации бухгалтерских операций (всего лишь механизации, без анализа балансов, без финансового анализа и т. д.) и с трудом обучив сотрудников работе с ними, они не хотят ничего менять, даже на более производительные программы.

Руководители предприятий, доверяющие мнению главных бухгалтеров о целесообразности или нецелесообразности нововведений, особенно компьютерных программ, никогда не получат разумного и объективного ответа по следующим причинам:

> главные бухгалтеры по сути своей работы и по характеру должны быть консерваторами;

> главные бухгалтеры в своей деятельности законодательно ограничены определенными рамками, для них – шаг влево, шаг вправо равнозначны побегу от закона;

> главные бухгалтеры должны осуществлять только учет, контроль, отчетность, а ответственность за эксперименты для них изначально противоестественна;

> главные бухгалтеры российских фирм находятся под постоянным стрессом, будучи вынуждены скрывать от налогов реальные обороты, создавать операции для получения “черного нала”.

Именно по этим причинам главные бухгалтеры боятся (и должны бояться) любых изменений в сложившемся ходе дел и не могут быть советниками по развитию предприятия. А если они самонадеянно берутся советовать, то это, как правило, советы, ведущие к стагнации и даже разорению.

Именно по этим причинам предприниматель (или его финансовый директор) и главный бухгалтер – совершенно разные специалисты, антиподы. Главный бухгалтер – психологически только сторож, предприниматель (финансовый директор) – экспериментатор, управляющий финансовыми потоками, который должен осуществлять рискованные операции (в бизнесе любая операция рискованная).

Хорошего главного бухгалтера не следует назначать финансовым директором – бухгалтерский опыт сбережения каждой копейки никогда не даст ему психологической смелости маневрировать денежными потоками.

Главного бухгалтера нужно спрашивать о том, что “можно или нельзя” с точки зрения законов о бухучете и налогах.

Главного бухгалтера не следует спрашивать о том, что “нужно или не нужно” предприятию для развития.

Служба компьютеризации

Основные функции:

– обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;

– использование современных компьютерных технологий;

– обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.).

– привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

– постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

– внедрение программных продуктов;

– обучение персонала работе с программным обеспечением;

– обеспечение целостности баз данных;

– обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

– защита информации от несанкционированного доступа;

– обеспечение технической исправности оборудования.

Общие требования к системе

Когда только начиналась автоматизация складской деятельности, информационные системы подгонялись под существующие технологии работы. Технологическая база управления оставалась старой, т. е. бумажной. Сразу же возникли серьезные проблемы на уровне оперативного управления. Отчетность не позволяла определить тенденции, сделать оценку и анализ ситуации, следовательно, нельзя было принять правильное управленческое решение, стихийность процессов приводила к значительным накладным расходам к потере управления предприятием. Организационным и технологическим основанием для автоматизации должны быть корпоративные или отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления. Для компаний, работающих в международных логистических системах, стандарты определяют управленческие и технологические законы, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, любое предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает серьезные конкурентные преимущества.

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность компаний. Это обусловлено не только постоянно растущим ценовым давлением, но и такими явлениями, как глобализация и электронный бизнес. Надежная и эффективная логистическая система современного склада – гарантия успеха при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов. Наиболее эффективны автоматизированные системы, позволяющие оптимизировать методы и сроки исполнения складских процессов. Многие логистические решения, разработанные для таких систем, могут и должны быть использованы и в неавтоматизированных складах для повышения эффективности труда и для подготовки процессов к оптимизации и автоматизации.

Базовые требования

При помощи компьютерной системы необходимо:

– автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

– построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

– объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

– повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

– улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

– создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

– гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями, такими как GPS системы, системы управления складами и т. д.

Необходимы возможности системы:

– идентификация товаров по внутреннему коду, штрих-коду, артикулу поставщика, матч-коду;

– поддержка серийных номеров;

– поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

– поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);

– многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

– мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

– мониторинг оплаты;

– поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

– автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

– резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

– автоматическое формирование рекламаций;

– автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

– поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

– инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

– контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

– поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

– учет накладных расходов – сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

– контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

– планирование платежей;

– сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

– внешние инструменты построения отчетности:

– возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

– табличные и моделирующие программные продукты.

– графические системы создания отчетности:

– интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

– графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля “финансовые отчеты”.

Система должна управлять потоком снабжения-сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия:

– формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

– управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

– автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

– автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

– поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

– автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую – для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

– поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

– поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

– возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее”, “скользящее среднее”, “LIFO”, “FIFO”, “MinCost” и “MaxCost”;

– распределение товара по партиям вручную;

– учет неотфактурованных поставок.

– возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

– истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

– наступление точки заказа;

– истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

– отсутствие товара на складе;

– продажа отсутствующего товара;

– изменение статуса заказа;

– и другие.

Эффективному менеджменту способствует быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

– тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

– тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.