Склад: логистика, управление, анализ

Базы данных, необходимых для управления хранением:

БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Возможности для управления обработкой заказов

Операции с заказами

Обработка полученных заказов включает следующие операции:

– проверка кредитоспособности заказчика;

– проверка доступности запасов;

– подтверждение приема заказов;

– модификация заказов;

– обсчет заказов;

– оповещение клиентов о состоянии заказов;

– детализация цен и ценовых скидок;

– оформление договоров (спецификаций) на продажу;

– выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

– код заказчика;

– код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

– код группы товаров;

– код (номер, артикул) товара;

– количество товара;

– код пункта назначения;

– код вида транспорта;

– код упаковки;

– и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

– коды заказчиков;

– коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

– коды группы товаров;

– коды (номер, артикул) товара;

– коды пунктов назначения;

– коды видов транспорта;

– коды упаковки;

– коды условий сделок;

– коды условий поставок;

– коды приоритетов;

– коды особенностей обработки и др.;

– коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

– и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

– инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

– техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований

товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: “Клиент процесса должен выполнять этот процесс”. Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Ниже приведена инструкция по технологии подготовки заказов дилерами и обработки заказов на центральном складе одной из автокомпаний. Эта технология является описанием бизнес-процессов и некоторых алгоритмов компьютерной обработки. Подобная технология очень нужна предприятиям-изготовителям запчастей и комплектующих к любым видам техники и приборов, оптовым заказчикам и поставщикам – при номенклатуре в тысячи позиций ручная или полуручная обработка заказов требует больших затрат времени и приводит к множеству ошибок в удовлетворении заказов и в материалах, используемых для анализа спроса и планирования производства.

Инструкция дилерам

Подготовка заказов. Настоятельно рекомендуется высылать заказы дилеров через EDI и Интернет, чтобы избегать ошибок и ускорить поступление заказов. Заказы могут высылаться также курьерской почтой – письмом, дискетой, а также факсом. Важно соблюдать инструкции по подготовке заказов. Компания не несет ответственности за задержки или ошибочные поставки из-за недостаточной или неверной информации на бланках заказов. Менеджеры служб запасных частей, высылающие заказы почтой и по факсу, должны

использовать титульную страницу заказа – форму №__. Ниже приведен

образец заполнения формы.

А Название дилера В. Номер заказа

Важно: ошибка может привести к отгрузке не в тот адрес.

С. Дата заказа

D. Введите знак в колонку желаемого способа отгрузки

F. Введите знак в колонку желаемых условий поставки

Введенный значок и риск убытков:

Если другое не согласовано между дилером и Компанией, все условия поставок соответствуют INCOTERMS 2000

F. Введите знак в колонку применяемого способа платежей

G. Пункт назначения

H. Порт разгрузки

Модель машины

Никогда не высылайте смешанный заказ под одним и тем же номером на запчасти к легковым и грузовым машинам.

J. Количество позиций (строк) в заказе

К. Если иное специально не требует дилер, оставьте эту колонку пустой. Стандартизированная отгрузочная маркировка будет присвоена для облегчения компьютерной обработки документации в Компании.

L. Введите информацию для размещения “первичного заказа”.

М. Фамилия менеджера службы запчастей, его подпись.