Концепция Lean Manufacturing [16] рассматривает предприятие как
Код (05) Пробные заказы на новые для дилеров товары. Такими заказами считаются заказы, которые:
– допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;
– являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;
– являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.
Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто.
отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.)
разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;
отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).
Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж/д или авто, по указанию заказчика.
Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.
Типовые заказы:
– заранее согласованный перечень товаров;
– запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж.
Будущие заказы:
– вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;
– планируемые заказы;
– предварительные заказы, требующие подтверждения.
Отложенные заказы:
– разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;
– полное стоимостное отслеживание и отчетность;
– возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.
Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить:
– обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов;
– специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию,
по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.;
– каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.
Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке на:
– неоднократные отгрузки;
– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;
– разные методы отгрузки;
– разные исходные склады хранения товаров.
Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели – 3 %, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.
Возможности для управления отгрузками
Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:
– возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;
– расстановка заказов по приоритетам заказчиков;
– приоритеты на уровне отложенных заказов;
– приоритеты товаров;
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установка разного времени резервирования на разных складах.
Файл заказов обрабатывается за несколько этапов:
Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых не известны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.
Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах.
Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей
Последовательность обработки заказа:
Количество, распределенное в конкретный заказ, не может быть “переброшено” в другой.
Система должна обеспечивать:
– подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;
– подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;
– просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;
– подтверждение, основанное на доступности по дате;
– возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;
– подтверждение запасов по будущим заказам;
– установка разного времени резервирования на разных складах;
– гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.
В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.
Поэтому необходимы:
– разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;
– возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;
– возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;
– возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;
– поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;
– контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;
– поддержка сообщений о кредитоспособности;
– возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;
– возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;
– отслеживание аннулированных заказов.
Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:
– неоднократные отгрузки;
– несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;
– разные методы отгрузки;
– разные исходные склады хранения товаров.
Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:
– гибкий выбор момента печати;
– возможности по сортировке строк;
– возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;
– разделение между различными складами;
– инструкции для опасных или хрупких товаров.
Необходимо обеспечение возможностей:
– поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);
– определение приоритетов типов заданий, выдаваемых рабочим на rf или batch-терминал;
– распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;
– возможность пропустить задание и получить следующее;
– поддержка подтверждения выполнения заданий через rf– и batch-терминалы;
– возможность подтверждение задания путем сканирования штрих кодов товара и ячеек;
– получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;
– просмотр операций, выполненных данным рабочим.
Система должна обеспечивать:
– управление зонами сортировки и упаковки;
– возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;
– поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер);
– возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;
– создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;
– печать упаковочных листов, маркировка штрих кодами коробок /контейнеров;
– возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;
– отгрузка коробок и контейнеров со склада;
– отчет об упакованных товарах.
– полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;
– деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;
– возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;
– отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;
– возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;
– возможность назначать товарам признак “не подлежит возврату”.
– отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;
– возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;
– мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;
– возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;
– определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.
Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.
Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:
– тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;
– и другие.