Сложные ситуации налогового учета прочих расходов

По другому спору в качестве документов, подтверждавших обоснованность представительских расходов, организация представила акт об отнесении затрат к представительским расходам, исполнительную смету, товарные и кассовые чеки, авансовый отчет. Кроме того, общество подтвердило факт переговоров генеральных директоров на официальной встрече, представило имевшиеся у него документы – протокол встречи, копии документов, подписанных в процессе переговоров в офисе общества. Исследовав данные документы, суд признал обоснованным списание налогоплательщиком затрат на представительские расходы. Позиция суда была отражена в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 30.11.2005 № Ф04-8632/2005(17413-А70-37).

Необходимо отметить, что отдельные неточности в составлении документов не изменяют правовую природу выплат, связанных с представительскими расходами. Это следует из постановления ФАС Поволжского округа от 24.11.2005 по делу № А65-3726/2005-СА1-37.

Результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов не относятся к первичным учетным документам, и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (постановление ФАС Поволжского округа от 22.03.2005, 29.03.2005 № А12-18384/04-С36).

Налоговое законодательство не требует обязательного включения в перечень представленных обществом документов поименного списка представителей организаций – участников переговоров, программы проведения деловой встречи и т.д. Данный вывод сделан в постановлении ФАС Уральского округа от 07.09.2005 № Ф09-3872/05-С7.

При отсутствии документов, подтверждающих факт несения представительских расходов, организация не имеет права учитывать их при налогообложении прибыли (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2007 № Ф08-722/2007-296А по делу № А32-2686/2005-53/200). В другом случае арбитражный суд установил, что общество относило на затраты представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания. Между тем данные документы не относятся в соответствии с законодательством к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов. При таких обстоятельствах суд сделал вывод о том, что общество документально не подтвердило понесенные представительские расходы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.08.2006 по делу № А29-4238/2005а).

Аналогичные выводы делают и налоговые органы. По их мнению, при отсутствии документального подтверждения представительские расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов для целей налогообложения прибыли согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. Это следует из письма УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019@.

Документами, подтверждающими представительские расходы, служат:

– приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;

– смета представительских расходов;

– первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

– акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В отчете о представительских расходах, составленном по окончании проведенного представительского мероприятия, отражаются:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дата и место проведения;

– программа мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участники принимающей стороны;

– величина расходов на представительские цели.

Об этих документах говорится в письме УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 № 20-12/89121.2 〈Об отнесении к представительским расходам затрат на приобретение продуктов и одноразовой посуды для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг〉.

При этом согласно письму Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу, например кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм. Данная правовая позиция изложена в письме УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 № 20-12/41851 〈О налогообложении налогом на прибыль командировочных и представительских расходов〉.