Совещания по Адизесу. Практическое руководство

Сравнительная таблица типов совещаний

Глава 12. Совещания по внедрению: игровые позиции / роли

Большинство ролей, необходимых для совещания по решению проблем, при проведении совещаний по внедрению не требуются. Например, на совещании по внедрению имплементор выполняет также роль интегратора. Этот человек — его часто называют председательствующим — будет как руководить проведением совещания, так и обладать полномочиями по осуществлению принятого решения, а также нести за это ответственность.

Во время совещания по решению проблем мы руководствовались желанием подстегнуть дискуссию даже под угрозой значительного обострения разногласий. Именно поэтому мы разделили роли имплементора и интегратора, и именно поэтому закрепили за остальными присутствующими роль ресурсов. На совещании по внедрению нашей задачей является контроль над практической реализацией. И потому мы не разделяем роли имплементора и интегратора и не приписываем остальным участникам роль ресурсов.

В противоположность совещанию по решению проблем на совещании по внедрению вам захочется видеть прирожденного администратора, который будет все подробно протоколировать. Этот протокол разительно отличается от отчетов, которыми завершаются совещания по решению проблем, но столь же важен.

Предоставление соответствующей документации о том, как проходило совещание, — лучший способ гарантировать, что обсужденная информация станет частью коллективной памяти организации. Кроме того, наличие таких документов повысит шансы полной практической реализации принятых решений, так как обеспечит условия для ясного понимания всеми того, что ожидается от каждого человека.

Убедитесь в том, что протокол содержит следующую информацию:

• дата и место проведения совещания;

• данные участников: полное имя, характеристика (функции, должность), организация, подразделение, к которому принадлежит каждый участник;

• подробные записи о розданных поручениях. В определенных случаях информационная система организации разрабатывает для этого специальный компьютеризированный шаблон.

Глава 13. Совещания по внедрению: поле для игры / совещательная среда

Помещение, в котором проводятся совещания по решению проблем, следует организовать таким образом, чтобы создать обучающую среду — пространство, в котором все присутствующие беспрепятственно могут видеть друг друга и легко поддерживать ход диалога. Иные правила применяются при проведении совещания по внедрению.

Если при проведении совещания по решению проблем стулья расставляются подковой, чтобы каждый присутствующий мог видеть лица всех остальных, то на совещании по внедрению участники рассаживаются вдоль стола, во главе которого сидит председательствующий.

Разница заключается в том, что если на совещании по решению проблем информация идет по восходящей, «снизу вверх», то на совещании по внедрению спускается «сверху вниз». Таким образом, обстановка помещения напоминает организацию зала заседаний, классной комнаты или аудитории. Председатель занимает место лицом к помещению, во главе стола или же на подиуме так, чтобы с каждым из присутствующих у него был контакт глазами. Плюс ко всему, поскольку предполагается, что люди будут вести записи, желательно иметь столы. При проведении совещания по решению проблем столы как раз нежелательны.

Использование разной планировки помещения может стать визуальной подсказкой участникам, на какое совещание их собрали. Если столы отсутствуют, то они будут знать, что проводится совещание по решению проблем и от них ожидается помощь руководству в поиске хороших решений. Однако же, если столы расставлены в формате зала заседаний, значит, это совещание по внедрению, и ожидается, что они будут вести записи, а затем предпринимать требуемые действия и добросовестно исполнять данные инструкции.

Изучим различные варианты организации помещений и оценим, для какого мероприятия они подходят более — для совещания по решению проблем или для совещания по внедрению.

Это помещение представляет собой стандартную комнату, формирующую среду для проведения совещания по решению проблем. Однако заметьте, что если впереди, вне «подковы», поставить единственное кресло, как это показано на схеме, то ведущий сразу оказывается сидящим во главе стола либо на подиуме, и теперь уже помещение готово для проведения совещания по внедрению.