Современная организация: персонал и технологии

– структурный уровень, с отражением иерархии структуры (организация – подразделение – штатная должность), без учета персональных данных работников;

– служебный уровень, с отражением иерархии подчинения (руководящее звено – куратор – звено подразделений – подразделение – должность работника) и с учетом персональных данных работников.

Это позволит в дальнейшем организовать хранение и доступ к документам (библиотекам, архивам) по служебной иерархии или по персональным данным.

Структурная схема даст возможность обзора структуры организации без отвлечения на личностные данные (характеристики) работников. И поможет (если такой работы не проводилось ранее) с помощью системного анализа описать деятельность организации (для дальнейшего моделирования, модификации или реинжиниринга бизнес-процессов), провести реорганизацию структуры или внедрить систему управления качеством (СМК). Если правильно использовать имеющиеся ресурсы, задействованные в процессе внедрения (например, работу технического писателя), то можно совместить выполнение нескольких задач (при условии, что этим будет заниматься толковый профессионал), сохранить ценного специалиста в штате и загрузить его интересной и полезной работой (с хорошей оплатой, конечно).

2) Создание маршрутов передачи документов

В хорошей СЭД для создания маршрутов движения предусмотрено несколько уровней, в зависимости от типа документа, его назначения и требуемых действий при обработке. К таким уровням относятся, например:

– служебная записка (которая создается работником и идет по маршруту между работниками подразделений);

– служебный документ (проходящий маршрут согласования в подразделениях);

– юридический документ (проходящий маршрут ознакомления или подписания) и т.п.

При движении документа по организации в СЭД должна быть предусмотрена возможность создания нескольких вариантов:

– жесткого маршрута (по конкретным работникам);

– универсального маршрута (по подразделениям, с возможностью перехода по ступенькам служебной иерархии);

– рассылочный маршрут (когда создатель документа сам определяет, какие группы, подразделения или работники получат информацию, содержащуюся в документе).

Решение создания или выбора маршрута часто реализуется простым использованием структурной схемы организации и созданием списков рассылки в дополнение. Есть и более практичный и эффективный способ маршрутизации документов, резко сокращающий расходы времени и ресурсов.

3) Шаблоны, как универсальное средство работы в СЭД

Компьютеры привнесли в работу с документами организации много новых возможностей, начиная от выбора формата вывода на печать (можно выбрать даже печать водяных знаков – то есть сделать подобие «гербовой» бумаги, что высоко ценится некоторыми топами) и заканчивая широким спектром выбора атрибутов самого текста (от размера и вида шрифта, до размера расстояния между символами).

Если раньше работник мог воспользоваться небогатым набором бланков, размножаемых типографским способом или распечатываемых на печатной машинке под копирку, то теперь любой работник может создать шедевр документооборота (но обычно почему-то не использует и сотой доли возможностей своего компьютера в области бумаготворчества). В хорошо налаженной СЭД с помощью грамотного специалиста (возможно, того же технического писателя или работника подразделения рекламы – дизайнера, с художественным образованием) можно предусмотреть создание базы файлов, содержащей шаблоны для всех типовых процессов (процедур). Участие в создании шаблонов обязательно должны принимать все заинтересованные подразделения, но приводить к единой форме и стилю должен один ответственный (и литературно грамотный) работник, иначе некоторые малограмотные работники такого могут «наваять», что вся верно задуманная работа пойдет насмарку.

Что же представляет собой хороший шаблон? Рассмотрим для примера содержание служебной записки, часто использующейся в организациях различного типа.

Например, содержание служебной записки «Заявка на приобретение (оборудования, материалов, товаров и прочее)»:

1) реквизиты Заявки (номер, дата, автор, подразделение);

2) наименование (перечень) заказа;

3) обоснование необходимости заказа;

4) маршрут (постоянная и переменная часть, начиная с руководителя подразделения автора Заявки);

5) отметки (подписи и комментарии) работников, визирующих Заявку;

6) окончательное решение (или возврат).

Постоянная часть маршрута представляет собой последовательность адресатов, которые обязаны поставить отметку (подписать) Заявку. Эту часть маршрута закладывает администратор СЭД и пользователь системы не может её изменить.

Переменная часть маршрута может содержать последовательность адресатов, которые могут понадобиться в качестве экспертов, дающих свое заключение по поводу необходимости заказа (например, сложного и дорогостоящего оборудования). Эту часть маршрута пользователь (автор или подписант) могут менять в случае необходимости, добавляя адресатов из общедоступного структурного списка работников организации.