Современные требования к кадровой службе (отделу)

7. Поощрения и награды – наименование награды, документ (наименование, номер, дата).

8. Отпуск – за какой период, основание, количество рабочих календарных дней основного отпуска, дополнительного отпуска, дата начала основного и дополнительного отпуска, дата окончания основного и дополнительного отпуска. В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством – наименование льгот, документ (номер, дата выдачи), основание.

10. Дополнительные сведения – данный раздел заполняется для полноты учета сведения о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и т. п.

11. Основание прекращения трудового договора – дата увольнения, приказ (номер, дата), основание.

На окончательной стадии приема на работу формируется личное дело работника, в которое входит:

1) внутренняя опись документов дела;

2) копия приказа о приеме на работу, заверенная работников отдела кадров;

3) трудовой договор (экземпляр работодателя);

4) личный листок по учету кадров;

5) личные заявления работника;

6) копии документов об образовании;

7) характеристики и рекомендательные письма;

8) копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

9) аттестационные листы;

10) отзывы должностных лиц о работнике;

11) справки о состоянии здоровья;

12) копия свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН);

13) копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

14) копии свидетельства о рождении детей (на случай определения необлагаемой суммы подоходного налога);

15) копия заключения о браке (расторжении брака) (на случай установления льгот);

16) другие документы.

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, наименовании и количестве листов в деле. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.

Личный листок по учету кадров (Приложение 7) составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, она составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Предоставление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения.

Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений и в свете принятого ФЗ о персональных данных, который, как мы уже отмечали, начинает действовать только с февраля 2007 года, согласие на обработку персональных данных.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в п. 1 ст. 86 ТК РФ.

Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела.

На наш взгляд, в личных делах личная карточка является самым первым документом, в левом верхнем углу клеится фотография работника и ставится печать отдела кадров (с захватом фотографии). На фотографии с обратной стороны (на случай если фото отклеится) фиксируются фамилия, имя, отчество работника, а также Ф.И.О. кадровика и печать отдела кадров (печать можно и не ставить).