Современные требования к кадровой службе (отделу)

5) организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

6) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

7) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;

8) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

9) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

10) участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (далее – ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

1) требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива;

3) запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

4) участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Подготовка документов к сдаче в архив организации – это самая главная процедура. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

1) формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве;

2) оформление дел в соответствии с установленным порядком;

3) экспертиза ценности документов и дел;

4) описание дел, передаваемых в архив организации;

5) передача документов в архив организации.[16]

Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:

1) ограничения на прием ЭД;

2) завершенность процесса создания ЭД;

3) стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив;