Современные требования к кадровой службе (отделу)

Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

При заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу впервые, кадровик должен передать для регистрации сведения о работнике в территориальный орган Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с момента заключения договора.

Согласно ст. 7 Закона об ПУ страхователь (работодатель) при отсутствии страхового свидетельства заполняет анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) (Приложение 19) (в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность застрахованного лица) и представляет ее в Пенсионный фонд РФ.

После заполнения анкеты застрахованных лиц из отдела кадров организации передаются в территориальный орган вместе с описью документов (форма АДВ-6-1) (Приложение 20).

Территориальный орган в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации, которое сообщается страхователю и застрахованному лицу.

При необходимости территориальный орган в этот же срок направляет страхователю запрос об уточнении сведений, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Решение об отказе в регистрации застрахованного лица принимается территориальным органом при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными. Форма решения об отказе в регистрации застрахованного лица утверждается Пенсионным фондом РФ.

Территориальный орган в трехнедельный срок передает страхователю страховые свидетельства, запросы об уточнении сведений и решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Страхователь в течение недели после получения страховых свидетельств выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства.

Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.

В случае неверного указания в страховом свидетельстве фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованное лицо заполняет листок исправлений (форма АДВ-9) (Приложение 21), в котором указывает правильные сведения.

При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине листок исправлений заполняется страхователем.

Застрахованное лицо, получившее решение об отказе в регистрации по основаниям, указанным выше, но не имеющее страхового свидетельства, заполняет заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3) (Приложение 22).

Страхователь в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок.

Заключительным этапом этой регистрации является получение работником на руки страхового пенсионного свидетельства.

В страховом свидетельстве (форма АДИ-7) указываются страховой номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол застрахованного лица и дата регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.

Страховое свидетельство хранится у застрахованного лица. Оно действительно только при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Данное свидетельство предъявляется при поступлении на работу. В этом случае страхователь обязан проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства паспорту или иному документу, удостоверяющему личность.