Современные требования к кадровой службе (отделу)

К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет.

Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные – один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.

К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд.

Завершая эту главу, хотелось бы сказать несколько слов о новом Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»[8], который вступает в силу с 1 февраля 2007 года. Это будет значительным событием в работе кадровой службы (отдела). Полагаем, что после вступления в силу данного закона будет крайне затруднительно обрабатывать персональные данные работников, особенно «достанется» кадровым службам (отделам) организациям со специфическими сферами деятельности. ФЗ о персональных данных устанавливает общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, однако и предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется. Так что с февраля 2007 года в личных делах сотрудников любой организации появится еще один документ – согласие работника на обработку его персональных данных, а организациям необходимо будет пересмотреть Положения о персональных данных.

Глава 3. Кадровое делопроизводство – современные требования

Так как основной функцией кадровой службы (отдела) является оформление кадровой документации, есть необходимость рассмотреть современные требования, предъявляемые к оформлению, ведению и архивации кадровой документации.

3.1. Порядок оформления на работу

Прежде всего надо обратить внимание на методы подбора потенциальных работников.

Это, прежде всего, личная оценка кандидата.

Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы:

1) паспорт;

2) документ об образовании (аттестат, свидетельства, дипломы, сертификаты) поможет определить уровень знаний в необходимой области;

3) трудовая книжка поможет представить трудовую деятельность кандидата;

4) характеристики с прежних мест работы и т. д.

Если вам этого недостаточно, попросите кандидата пройти профессиональный тест. Данный тест обычно составляется кадровиками на основании должностной инструкции по той или иной должности.

Представляю вашему вниманию тест, применяемый в одной организации при отборе кандидатов (Приложение 2).

После тестирования составляется оценка кандидата (Приложение 3).

Самым важным (в правомерности действий) в стадии приема на работу является, как не парадоксально, отказ в приеме на работу по тем или иным основаниям. Так вот, эти основания должны быть обоснованными и законными, иначе ваша организация и, в частности, кадровая служба (отдел) столкнется с судебными разбирательствами.

Прием на работу обуславливает заключение трудового договора.