Создание юридического лица или подразделения

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1). Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД).

Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации.

Составляя приказ в произвольной форме, работодатель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако это будет грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (статья 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может явиться ответственность в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Так, согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.