Стань эффективнее

Время шло, и стали заметны первые изменения, я начал уходить с работы все раньше, моя работа была выполнена лучше, а текучесть персонала практически сводилась к нулю. Еще через три месяца я стал уходить раньше времени, работа отдела шла своим чередом, мои сотрудники выполняли часть моих задач. Мой коллега в свою очередь продолжал работать дольше, менял в месяц по одному человеку в своем отделе и часто получал на собрании разные комментарии от руководителя по итогам работы отдела, при этом комментарии были далеко не комфортные.

Получается, что мы с ним задерживались с разными целями: я старался выстроить системную работу отдела, развивая свой персонал и оттачивая свои компетенции, мой коллега же, напротив, постоянно тушил «пожары», работа отдела велась не системно, развитие персонала отсутствовало. Через год я получил полностью автоматизированную работу отдела, мой коллега же получил сроки, в течение которых надо было навести порядок либо искать другую работу.

Я думаю, тебе было интересно, как работали мои сотрудники, – строго по графику. Потому что если у меня из сотрудников кто-то что-то не успевает, то это только моя ответственность, так как я как руководитель не смог обеспечить корректную работу отдела. Поэтому для меня было важно выстроить систему и развивать персонал. Конечно, были ситуации, когда я просил задержаться своих сотрудников, при этом мы сразу договаривались, когда переработанные часы будут возвращены. Могу сказать, что было тяжело, я вычеркнул выходные из своей жизни, обеды были по пятнадцать минут, и никаких лишних отвлекающих бесед по телефону с друзьями и родственниками. Моей мотивацией было то, что я не готов был ежедневно работать в режиме аврала, для меня важен каждый мой сотрудник, которых я сам подбирал и развивал.

А теперь давай про то, как же можно качественно планировать. Я поделюсь с тобой инструментами, которые помогали мне и смогут помочь тебе. Главное, соблюдать одно-единственное правило: делаешь – делай!

Инструмент мы будем использовать самый простой и самый эффективный. Я назову его – алгоритм, или фильтр задач. Это значит, что любую задачу, поручение, просьбу – надо пропускать через этот алгоритм. Вот и все, все просто. А сейчас я научу тебя им пользоваться. Выглядит алгоритм задач вот так:

Схема 1. Алгоритм задач

Также для планирования тебе потребуется ещё и календарь, куда ты сможешь записать задачи, которые нужно сделать в определенный день.

Можешь использовать вместо календаря ежедневник, можешь использовать программу.

Я же использовал календарь у себя в рабочей почте, которую настроил на телефоне, и всегда, даже находясь дома, я мог посмотреть, какие меня ждут дела в тот или иной день.

Думаю, тебе уже не терпится получить ключ работы алгоритма задач для того, чтобы стать эффективнее. Держи, вот он. А сейчас я расскажу, как им пользоваться.

Бывают разные ситуации, которые дадут тебе какую-то задачу, при этом это не значит, что её надо выполнять. Запомни, что любую задачу, абсолютно любую, нужно пропустить через алгоритм задач, который я тебе показал выше.

Объясняю, для чего. Ты человек, у которого есть ограниченный ресурс под названием «время», различного рода задачи, поручения то самое время у тебя будут отнимать. И смысл состоит том, чтобы свое время провести максимально эффективно и с пользой как для себя, своей семьи, так и для своего дела, над которым ты работаешь. Я могу тебе сразу сказать, что некоторые задачи делать вообще не нужно. Вот пример из жизни.

Представим, что ты хочешь приготовить себе чашечку кофе, станешь ли ты в стакан с кофе добавлять колбасу, лапшу, рыбу, укроп, молоко, сахар, перец? Конечно, все эти продукты съедобны, по вкусу их можно добавить, только, скорее всего, получится несколько необычный кофе с очень специфичным вкусом. То же самое и с задачами. Их много, они все разные и все интересные, вот только выполнение некоторых задач приближает вас к цели, а некоторых – отдаляет.

Приведу ещё один пример. Представь, что тебе нужно доехать до кинотеатра, который открылся два дня назад, чтобы посмотреть премьеру твоего любимого фильма, жаль, что ты совсем не знаешь, как до него добраться, и в воздухе вокруг тебя обитают такие задачи, как: навести порядок в комнате, приготовить суп на завтра, посмотреть новости своего города, ответить на звонок строгого друга, погладить одежду, досмотреть кино по телевизору, съесть салат, погулять с собакой, что ты выберешь?

Выбрать сразу все дела – значит пропустить премьеру в кинотеатре, выбрать несколько дел – значит не успеть на премьеру. И вот мы начинаем использовать инструменты повышения эффективности. Давай вспомним.

Итак, перед нами мечта – посмотреть премьеру любимого фильма. Переводим её в цель, отвечая на два вопроса: что должно быть сделано? Я посмотрел премьеру своего любимого фильма в новом кинотеатре своего города сегодня в 21.45. Цель есть, теперь думаем, что нам надо для того, чтобы цель была достигнута.