Стратегическая сессия. Как обеспечить появление прорывных идей и нестандартное решение проблем

Создайте свое пространство

Большинство общепринятых мест для проведения совещаний невзрачны и плохо подходят для целей творческого взаимодействия. Мы можем и, более того, мы должны добиться большего.

Покиньте неудачное место

При выборе помещения для проведения совещания лучше всего подыскать место, где можно отвлечься от ежедневных дел и забот. Творческие прорывы редко происходят в том же самом зале совещаний, где до этого проводился анализ бюджета или проектное планирование. Если вы все-таки вынуждены проводить совещание в привычном и абсолютно не вдохновляющем месте, сделайте все возможное для его трансформации. Помещение должно подчеркивать важность и отличие данного совещания от других.

Начните с подходящего помещения со свободной планировкой

Необходимо найти помещение с требуемыми базовыми характеристиками. Лучший вариант – помещение со свободной планировкой, способствующей возникновению творческого взаимодействия. С осторожностью используйте вычурные и замысловатые элементы. Базовые характеристики включают как минимум подходящий по размеру зал и достаточно свободного пространства для генерирования идей и обмена ими.

Стремитесь к естественному освещению

Результаты исследований доказывают, что пациенты быстрее выздоравливают в палатах с окнами. В любом помещении дневной свет оказывает огромное влияние на настроение и бодрость участников. Это основное требование к помещению, если продолжительность совещания – полдня и больше. При выборе помещения некоторые организаторы мероприятий будут утверждать, что естественное освещение не имеет большого значения, и направят вас в ближайшую пещеру. Не ходите туда!

Адаптируйте помещение к целям встречи

Как только вы найдете подходящее помещение со свободной планировкой, подумайте, каким образом его можно трансформировать с учетом стоящих перед вами целей и задач. Иногда для этого полезно придумать основную тему, лозунг совещания. При подготовке стратегического совещания по вопросам перспектив дистрибьюторов компании Amway команда разработчиков сделала акцент на трех темах. Для каждой было отведено собственное место: кафе, кинозал и мастерская. Когда участники переходили из одного места в другое, новая обстановка соответственно настраивала их либо на диалог, либо на восприятие информации, либо на генерирование новых идей.

«Комната 101»

Выберите помещение, подходящее:

• по размеру – в котором не чувствуешь себя стесненно или как в пещере;

• по форме – позволяет быть на виду и видеть всех;

• по площади – которое подходит как для пленарных, так и для секционных заседаний (они могут проходить либо в отдельных комнатах, либо в одной) и имеет достаточно свободного пространства;

• по наличию окон – впустите в помещение солнечный свет!

С возможностью трансформаций в плане:

• мебели – там должны быть переносные сборные комплекты мебели, устанавливаемые по необходимости;

• рабочих поверхностей – у участников должно быть место, где можно писать, машинально чертить или рисовать, а также набрасывать идеи на бумаге;

• свободного места на стенах – там должно быть достаточно места, чтобы повесить постеры, временные графики, таблицы и другие материалы, которые постоянно должны быть видны.

А также без отвлекающих факторов и комфортную в плане:

• мест для сидения – они должны быть удобными;

• температуры – регулируемой и установленной на оптимальном уровне;

• акустики – все должны друг друга хорошо слышать, не должно быть отвлекающего фонового шума;

• минимальных отвлекающих факторов – никаких излишеств в виде психоделических ковров, безвкусных предметов искусства, куч складированного хлама и никакого интенсивного движения за окном.